1.1 | Die Organisation der Steuerunterlagen ist der halbe Weg zur Steuererklärung

Was tun mit all den Belegen und Rechnungen?

Die Erstellung der Steuererklärung ist eigentlich gar nicht so schlimm, wenn du schon während des Jahres alle Unterlagen systematisch gesammelt und aufbereitet hast.

Die rudimentärste Art der Sammlung der Unterlagen ist natürlich der Karton. Nimm einen großen Karton und lege während des Jahres alle Belege und Unterlagen hinein, die du für die Erstellung der Steuererklärung vermutlich benötigen wirst. Das hilft schon beträchtlich. Das Schlimmste ist, wenn du alle Belege im ganzen Haus zusammensuchen musst.

Besser ist es allerdings, wenn du die Belege gleich nach bestimmten Kategorien vorsortierst. Dabei würde ich zwei Ordner anlegen. Einen für die Belege, die mit den betrieblichen Einkünften in Zusammenhang stehen und einen zweiten, für Belege, die für die übrigen Einkommens- und Ausgabenkategorien von Bedeutung sind.  

Die Belege, die im Zusammenhang mit deiner selbständigen Arbeit stehen, sortierst du wie folgt:

Einnahmen:

  • Alle allgemeinen Einnahmen (Konzerthonorare, Unterrichtshonorare, GVL, etc.)
  • Stipendien und Preisgelder
  • Übungsleitervergütungen
  • Ausländische Einkünfte
  • Einkünfte von Onlinetätigkeiten
  • Nicht!!!!!! Einkünfte, für die du eine Lohnsteuerbescheinigung erhalten hast. Diese musst du in der Anlage N eintragen, nicht bei den selbständigen Einkünften. Ganz wichtig!

Ausgaben:

  • Raumkosten für den Probenraum
  • Raumkosten für ein Arbeitszimmer
  • Krankheitskosten
  • Arbeitsmittel
  • Verwaltungskosten und Werbekosten
  • Geschenke
  • Konzertkleidung
  • Honorare begleitender Künstler
  • Bewirtungskosten
  • Aus- und Fortbildungskosten (nur die Kurskosten)
  • Musikinstrumentenkosten bzw. das Anlagevermögen
  • Fahrten Wohnung Betrieb
  • Reisekosten: Fahrtkosten
  • Reisekosten: Übernachtungskosten
  • Reisekosten: Reisenebenkosten
  • Reisekosten: Verpflegungspauschalen
  • Kfz-Kosten

Unter Umständen kann es sinnvoll und hilfreich sein, einzelne Kategorien noch einmal zu unterteilen. So können z.B. die Verwaltungskosten in

  • Telefonkosten
  • Büromaterial
  • Porto
  • Fachbücher
  • Steuerberatungskosten
  • Beiträge, Gebühren, Abgaben, Versicherungen

unterteilt werden. Das macht es dann auch noch einmal einfacher.

Wenn du dann deine Einnahmenüberschussrechnung erstellen möchtest, nimmst du diesen Ordner und arbeitest ihn Rubrik für Rubrik ab. Für jeden Einnahmen- und Ausgabenpunkt gibt es einen Blogartikel, in dem du nachlesen kannst, was zu beachten ist. Ich würde dir empfehlen, die Belege jeder einzelnen Einnahmen- und Ausgabenkategorie auf einem Excelblatt aufzuaddieren, beziehungsweise zu berechnen und das Blatt oben auf die Belege zu legen. Am Ende addierst du die Einnahmen-Excelblätter zusammen. Die steuerfreien Einnahmen behandelst du dabei so, wie ich es in dem maßgeblichen Blogartikel beschrieben habe. Die Summe der einzelnen Blätter entspricht dann dem Gesamtumsatz. Im zweiten Schritt addierst du die Ausgaben-Excelblätter zusammen und schon hast du die Gesamtausgaben. Wenn du schließlich die Differenz aus den beiden bildest, hast du schon deinen Einnahmenüberschuss – oder -verlust. 

In einem zweiten Ordner sammelst du die Belege für alle übrigen Rubriken, die in der Steuererklärung auszufüllen sind. Nachfolgend aufgeführte Kategorien sind diejenigen, die mir üblicherweise bei meinen Mandanten begegnen. Im Einzelnen kann es aber auch weitere Rubriken geben. Beispielsweise gehe ich hier nicht auf die Einkünfte aus Vermietung und Verpachtung oder Renteneinkünfte ein, da diese bei Musikern nicht soooo häufig sind und ich mich zugunsten des besseren Überblicks auf die – für Musiker –  wesentlichen Bestandteile des zu versteuernden Einkommens beschränkten möchte.

Folgende Belegarten sind für die Einkommensteuererklärung üblicherweise notwendig:

  • Versicherungen (KSK-Bescheinigung, Kfz-Versicherungen (wenn das Auto nicht Betriebsvermögen ist), Krankenzusatz-, Unfall-, Lebensversicherungen)
  • Spenden
  • Haushaltsnahe Dienstleistungen: auch die Hausgeldabrechnung und die Rechnung vom Schornsteinfeger gehört hier hinein.
  • Außergewöhnliche Belastungen: im Wesentlichen Krankheitskosten, die nicht beruflich veranlasst sind und Schulgeld für Kinder
  • Kinder: Steuer-ID Nummern, Kinderbetreuungskosten, Studienbelege
  • Anlage N: Lohnsteuerbescheinigung und damit in Zusammenhang stehende Aufwendungen
  • Gegebenenfalls Einnahmen und Ausgaben aus Gewerbebetrieb (z.B. CD-Vertrieb oder Handel mit Musikinstrumenten). Hier können auch die Ausführungen zu den Einkünften aus selbständiger Tätigkeit als Musiker herangezogen werden. Nur werden die gesamten Ausgaben ggf. um die Einkaufskosten für die Musikinstrumente oder den CD-Einkauf erweitert.
  • Sonstiges (es gibt immer etwas, was nirgendwo reinpasst).
  • Bankauszüge

Bitte beachte, dass du im Rahmen deiner Einnahmenüberschussrechnung die Einnahmen, für die du eine Lohnsteuerbescheinigung erhalten hast nicht einbeziehst. Ansonsten werden sie doppelt besteuert. Lohnzahlungen werden in der Anlage N erfasst. Einnahmen aus selbständiger Tätigkeit fließen in die Einnahmenüberschussrechnung und dann in die Anlage S.

Die anderen Kategorien, also Versicherungen, Spenden, Haushaltnahe Dienstleistungen, außergewöhnliche Belastungen, Lohnsteuerbescheinigung musst du einzeln in das Elsterformular übernehmen. Auch hier habe ich jeweils einen Blogartikel verfasst, den du zu Raten ziehen kannst. Ich habe dort versucht auch die Zeilennummer der jeweiligen Steuerformulare anzugeben, in denen der entsprechende Betrag einzutragen ist.

Fertig ist die Steuererklärung.

Lass dir dann alles noch einmal in Ruhe durch den Kopf gehen. Hast du noch etwas vergessen? Blättere noch einmal durch den Blog. Falls alles o.k. erscheint, kannst du die Steuererklärung abschicken.

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