1.5 | Digitale Belegorganisation für die Finanzverwaltung

Die Welt verschiebt sich immer mehr ins Internet und auf elektonische Wege. Auch die Steuererklärung ist zwischenzeitlich elektronisch einreichbar. Belege müssen in der Regel nicht mehr eingereicht werden, es sei denn, das Finanzamt fragt nach. Dann können Belege zwischenzeitlich per email an die meisten Finanzämter elektronisch verschickt werden.

In diesem Zusammenhang stellt sich die Frage, darf ich meine Steuerbelege elektronisch aufbewahren oder muss ich es sogar? Und falls ja, welche Anforderungen sind an dieses Aufbewahrungssystem zu stellen?

Die digitale Erfassung von Belegen ist nicht nur im Hinblick auf das Finanzamt von Interesse, sondern auch für dich selbst. Sofern du auf deine Belege immer schnell über den Computer zugreifen kannst, ist das auch für dich sehr effizient. Denke zum Beispiel an Verträge, die du mit Auftraggebern abgeschlossen hast. Auf diese willst du ja sicher auch auf Dienstreisen zugreifen können. Wenn du sie dann direkt zur Hand hast – wunderbar!

Belege die du elektronisch erhalten hast

Belege, die du elektronisch erhalten hast, per email, oder als Zugriff auf persönliche Konten auf der Internetseite des Lieferanten, musst du in dem Format aufbewahren, in dem du sie empfangen hast. Dies gilt im hier interessierenden Zusammenhang zum Beispiel für Bankauszüge, Telefonrechnungen aber auch Rechnung von Internetanbietern wie amazon.

Nicht korrekt ist hier, die Belege auszudrucken und dann nur die gedruckten Belege aufzubewahren. Vielmehr musst du den ursprünglichen elektronischen Beleg speichern und über den Zeitraum der Aufbewahrungspflicht sichern und lesbar erhalten.

Das ist vielen gar nicht so klar. Das Ausdrucken kannst du dir aus Sicht der Finanzbehörde sparen.

Solltest du die Rechnung per email erhalten, musst du die email nur dann speichern, wenn sie neben der Rechnung wichtige Informationen für die Buchhaltung enthält. Dann aber musst du sie speichern und mit dem eigentlichen Beleg ablegen.

Belege, die du elektronisch erstellt hast

Wenn du selbst deine Rechnungen mit Hilfe eines Rechnungserstellungsprogrammes erstellst, dann musst du die Rechnungen dann nicht in Papierform bringen und archivieren, wenn die Rechnung durch das Programm so gesichert ist, dass sie nicht verändert werden kann. In diesem Fall entfällt die Notwendigkeit eines Ausdruckes. Entscheidend ist, die Rechnung in dem Programm über den gesamten Zeitraum der Aufbewahrungsfrist lesbar zu halten. Schlecht ist es, wenn du das Programm wechselst und damit die alten Rechnungen nicht mehr lesbar sind.

Wenn du deine Rechnungen über Word- oder Excel erstellst, ist diese Unveränderbarkeit natürlich nicht gegeben. Hier wäre es richtig, das Dokument zu drucken und zu archivieren. Alternativ kannst du die Rechnung auch in ein PDF umwandeln und als solches speichern. Bitte achte beim Speichern darauf, dass die Datei einen Namen erhält, mit dem man den Inhalt des Dokumentes leicht identifizieren kann.

Belege, die du in Papierform bekommen hast

Wenn auch der Digitalisierungsprozess rasant voranschreitet, gibt es doch noch immer viele Rechnungen und Quittungen, die in Papierform ins Haus flattern.

Diese kannst du natürlich scannen und in einer Datei ablegen, wenn du deine Buchhaltungsunterlagen insgesamt in digitaler Form führen möchtest. Die Frage ist, darfst du das Original wegwerfen oder nicht.
Hier hat sich das Finanzamt ganz was Tolles einfallen lassen. Du darfst den Ursprungsbeleg wegwerfen, wenn du eine sog. Verfahrensdokumentation über den Digitalisierungsprozess erstellt hast. Das nennt man ersetzendes Scannen. Und diese Verfahrensdokumentation hat es in sich.

Es gibt zwar immer wieder den schönen Satz im maßgeblichen Schreiben des Bundesfinanzminiseriums Tz 136: „Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität und Diversifikation der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems“. Das soll wohl heißen, dass wenig komplexe Unternehmen, sich etwas kürzer fassen dürfen.

Verfahrensdokumentation

In der Verfahrensdokumentation muss aber auf jeden Fall beschrieben werden:

  • wer erfassen darf,
  • zu welchem Zeitpunkt erfasst wird oder erfasst werden soll (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
  • welches Schriftgut erfasst wird,
  • ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
  • wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
  • wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

Die Verfahrensdokumentation beginnt mit dem Erhalt der Rechnung oder Quittung, muss auch die Weiterleitung an einen gegebenenfalls eingeschalteten Steuerberater beinhalten und endet mit der endgültigen Ablage des Beleges.

Das Finanzamt legt hier großen Wert auf Kontrolle des Scan-Prozesses. Das ist bei einem Soloselbständigen natürlich etwas schwierig. Aber dennoch solltest Du Überprüfungen einbauen.

Alternativ: Originalbelege doch behalten

Wenn dir die Erstellung einer Verfahrensdokumentation zu umständlich oder zu unsicher ist, kannst du auch die Originalbelege in einer vereinfachten Form aufbewahren. Z.B. kannst du alle Belege nach Ihrem Rechnungsdatum chronologisch in einem Ordner ablegen.

Für die Ordnungsmäßigkeit einer Buchhaltung ist es wichtig, dass man schnell von den Belegen die Buchung finden kann und von der Buchung den Beleg. Wenn dies aufgrund einer überschaubaren Menge von Belegen im Wege einer Ablage nach Rechnungsdatum schnell und sicher möglich ist, dann spricht nichts gegen diese Ablageform.

Quittungen auf Thermopapier

Quittungen auf Thermopapier haben die ungeschickte Eigenschaft, dass sich die Schrift im Zeitablauf oft auflöst. Aus diesem Grunde ist es schon aus Datensicherungsgründen erforderlich, diese Belege zu scannen und elektronisch zu sichern. Das Fehlen des Originalbeleges ist hier in der Regel unschädlich, auch wenn keine Verfahrensdokumentation besteht.

Ablagesystem digitaler Belege

Für die Finanzverwaltung ist es wichtig, dass sie notfalls schnell von einem Beleg auf die Buchungen zugreifen kann (progressive Prüfung) oder von der Buchung auf den Beleg (retrograde Prüfung). Aus diesem Grunde musst du auch deine digitale Ablage so organisieren, dass das gewährleistet ist.

Empfehlenswert ist deshalb, die digitalen Belege in entsprechenden Unterordnern abzulegen, die direkt erkennen lassen, um was es sich handelt. Beispielsweise Telefonrechnungen oder Bankauszüge. Der Name der Datei sollte immer darauf schließen lassen, was sich hinter dem Dokument verbirgt. Die meisten Scanprogramme vergeben Zahlencodes als direkten Dateinamen. Das ist nicht hilfreich. Du solltest diesen abändern und zum Beispiel den Lieferanten und die Rechnungsnummer hier einfügen.