Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug: Das Fahrzeug ist Privatvermögen des Steuerpflichtigen

Sofern du dein Auto zu mehr als 10 %, aber zu weniger als 50 % betrieblich nutzt, kannst du dir aussuchen, ob du das Auto in dein Betriebsvermögen einlegst oder ob du es im Privatvermögen behältst. Die Vorteile des Autos im Privatvermögen sind vor allem:

  • Ein späterer Veräußerungsgewinn bleibt steuerfrei.
  • Du musst kein Fahrtenbuch führen. Es genügt, wenn du die betrieblichen Fahrten aufschreibst und glaubhaft machen kannst. Die strengen Anforderungen an ein Fahrtenbuch musst du nicht einhalten.

Sofern dein Auto im Privatvermögen verbleibt, hast du zwei Möglichkeiten, die Fahrtkosten zu ermitteln, die ich nachstehend erkläre.

Alternative 1: Ansatz der beruflich gefahrenen Kilometer mit der Fahrtkostenpauschale

Sofern du dein eigenes Auto im Privatvermögen belässt, genügt es, wenn du die beruflichen Fahrten aufzeichnest und dokumentierst. Aufzuzeichnen sind die einzelnen Fahrten mit einer kurzen Angabe des Reisegrunds (Datum, Ziel, besuchte Person, Grund). Auch hier ist es wieder gut, wenn du diese Angaben durch Verträge, Auftritte, E-Mails oder andere Dokumente plausibilisieren kannst.

Die beruflich gefahrenen Kilometer kannst du mit der Pauschale von 0,30 € je gefahrenem Kilometer ansetzen. Die Pauschale wurde bislang für Reisekosten nicht erhöht. Nur bei Entfernungspauschalen kommt ab dem 1. Januar 2021 ab dem 21. Kilometer der erhöhte Betrag von 0,35 € zur Anwendung.

Bitte beachte, dass diese „Pauschale“ nur zum Ansatz kommt, wenn die Kilometer tatsächlich gefahren wurden und Kosten für das Fahrzeug angefallen sind. Der Begriff Pauschale bezieht sich nur auf die pauschale Bewertung der Kosten je Kilometer mit 0,30 €.

Alternative 2: Ermittlung der tatsächlichen Fahrzeugkosten

Vermutest du, dass die tatsächlichen Kfz-Kosten je gefahrenem Kilometer höher sind als die pauschal ansetzbaren 0,30 €, kannst du die beruflich gefahrenen Kilometer mit den tatsächlichen Kosten ansetzen.

Bei der Ermittlung der tatsächlichen Kfz-Kosten sind alle Kosten des Autos einzubeziehen:

  • Die Anschaffungskosten des Kfz. Da dieses für mehrere Jahre genutzt wird, sind die Anschaffungskosten auf die Jahre der Nutzung zu verteilen (Abschreibung). Da das Auto im Privatvermögen verbleibt, ziehst du hier die Brutto- Anschaffungskosten inklusive Umsatzsteuer als Bemessungsgrundlage heran. Normalerweise ist ein Auto auf sechs Jahre abzuschreiben. Kaufst du ein gebrauchtes Auto, kannst du eine kürzere Nutzungsdauer ansetzen. Eine Abschreibung über weniger als sechs Jahre ist auch dann möglich, wenn du sehr viel fährst. Im Jahr der Anschaffung kann die Abschreibung nur für den Anschaffungsmonat und die folgenden Monate vorgenommen werden.
  • Brutto-Leasingraten, sofern das Kfz geleast ist.
  • Kfz-Versicherungen
  • Kfz-Steuern
  • laufende Kfz-Betriebskosten (Benzin, Öl, Scheibenwischmittel etc.)
  • Kfz-Reparaturen
  • Unfallkosten, wenn diese auf einer betrieblichen Fahrt verursacht wurden.

In einem zweiten Schritt ermittelst du die Kosten je Kilometer, indem du die gesamten Kosten für das Auto durch die insgesamt gefahrenen Kilometer pro Jahr teilst. Die abzugsfähigen Fahrtkosten erhältst du, indem du die beruflich gefahrenen Kilometer mit diesem Kilometersatz multiplizierst.

Hier kann dir das Finanzamt nicht vorschreiben, welche Automarke für deine betriebliche Tätigkeit akzeptabel ist und welche nicht. Grundsätzlich kannst du jede Automarke kaufen, die dir vorschwebt. In extrem gelagerten Fällen kann das Finanzamt jedoch zwei K.-o.-Karten ziehen:

Zum einen kann es darlegen, dass die Anschaffung eines Luxuswagens nicht durch den Betrieb veranlasst ist, sondern durch die private Lebensführung. Du fährst den Luxuswagen also nicht, weil du ihn betrieblich benötigst, sondern weil dir dies privat Spaß macht. In diesem Fall kürzt das Finanzamt die Kosten auf ein angemessenes Maß. Ein Auto kann aber auch ein Prestigeobjekt sein, das für dich notwendig ist, weil du bereits sehr erfolgreich bist oder das Ziel hast, in einem bestimmten Segment erfolgreich zu werden. In diesem Fall solltest du mit den Finanzbehörden hart argumentieren und die betriebliche Verursachung gerade dieses Modells aus Marketinggründen darlegen. Manchmal muss man klappern, um Erfolg zu haben, auch wenn man sich dieses Klappern eigentlich noch gar nicht leisten kann.

Die zweite K.-o.-Karte ist die Liebhaberei. Erzielst du nachhaltige Verluste aus deiner künstlerischen Tätigkeit, so versagt das Finanzamt die Verrechnung der Verluste mit den Gewinnen aus anderen Einkunftsarten.

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