Auf Dienstreise: Fahrzeug im Betriebsvermögen Versteuerung des privaten Nutzungsvorteils nach der 1%-Methode

Die Versteuerung des privaten Nutzungsanteils nach der 1% Methode ist eine der beiden Methoden, die zur Anwendung kommen können, um den privaten Nutzungsvorteil zu ermitteln und zu versteuern, wenn das Auto im Betriebsvermögen geführt werden muss, da die betriebliche Nutzung über 50 % liegt. In diesem Fall werden zunächst alle Kosten des Kfz in den Aufwand gebucht (vergleiche dazu den Blogartikel: Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug: Das Fahrzeug ist Betriebsvermögen). Im Anschluss daran wird der Privatanteil mit der 1% Methode berechnet und in der Einnahmenüberschussrechnung als Einnahme wieder hinzugerechnet.

Wenn dir die Fahrtenbuchmethode zu umständlich und kompliziert ist, kannst du vereinfachend die 1%-Methode wählen. Allerdings nur, wenn der Anteil der betrieblichen Fahrten (tatsächlich gefahrene Dienstfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten) über 50 % liegt.

Bei der 1% Methode werden

  • die Privatfahrten durch eine steuerliche Hinzurechnung von 1 % des Bruttolistenpreises eines neuen Kfz der entsprechenden Marke abgegolten. Die Hinzurechnung erfolgt pro Monat. Insgesamt werden also pro Jahr 12% hinzugerechnet. Dies ist bei Anschaffung eines gebrauchten Kfz besonders nachteilig, da auch dann der Bruttolistenpreis des Neufahrzeugs angesetzt wird;
  • die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zusätzlich mit 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer pro Monat ermittelt. Alternativ kommt ein Ansatz von 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer pro Tag in Betracht, sofern diese Berechnung vorteilhafter ist;
  • Familienheimfahrten zusätzlich mit 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Fahrt und pro Entfernungskilometer ermittelt.

Das Führen eines Fahrtenbuchs oder sonstige Aufzeichnungen der dienstlichen und privaten Fahrten sind nicht erforderlich.

Fahrten Wohnung Arbeitsstätte

Da du die Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte hier versteuern musst, kannst du im Gegenzug die Entfernungspauschalen gem. dem Artikel erste Tätigkeitsstätte auch hier wieder abziehen.

Steuertipps

Tipp: Immer erst mal die Pauschalen prüfen

Prüfe immer, ob es steuerlich für dich am günstigsten ist, das Auto im Privatvermögen zu belassen und die Pauschalen oder die tatsächlichen Kfz-Kosten je betrieblich gefahrenem Kilometer anzusetzen.

Die Einlage ins Betriebsvermögen rechnet sich häufig nur, wenn ein relativ neues Kfz gekauft wurde. Ansonsten ist die Anwendung der 0,30-€-Pauschale im Privatvermögen meist günstiger. Sofern das Kfz im Betriebsvermögen geführt wird, besteht die Gefahr, dass die 1% Methode zum Ansatz kommt, wenn das Fahrtenbuch verworfen wird. Das ist gerade bei gebraucht gekauften Kfz sehr, sehr teuer.

Tipp: Der einfachste Weg

Tipp einer Hilfsmethode, weil die Fahrtkostenermittlung einen zum Wahnsinn treiben kann:

Falls dir das alles zu kompliziert ist, kannst du einfach die betrieblichen Fahrten mit deinem privaten Kfz aufschreiben und gegebenenfalls mit Verträgen, E-Mails und so weiter plausibilisieren. Diese setzt du mit den pauschalen 0,30 € an. Fertig.

Falls du aber die Fahrtkosten optimieren möchtest, dann musst du dich durch alle relevanten Artikel in diesem Blog durchkämpfen.

Der Ansatz der Pauschale gibt dann Probleme, wenn du durch diese Methode sehr hohe Fahrtkosten absetzt, die dem Finanzamt nicht plausibel erscheinen. Dann können die Finanzbehörden die Beschränkung des Abzugs der Fahrtkosten auf die tatsächlich entstandenen Kfz-Kosten verlangen. Schlimmstenfalls kann es das Einlegen des Autos in das Betriebsvermögen verlangen und die Anwendung der 1-Prozent-Regelung zugrunde legen. Das ist dann natürlich schlecht.

Fahrtenbuchmethode – Rechenbeispiel

Um die Berechnung zu verdeutlichen, habe ich hier ein Beispiel konzipiert:

Fahrtenbuch Gefahrene Kilometer Anteil an den Gesamtkilometern
Dienstliche/berufliche Fahrten   5.400  45 %
Privatfahrten   5.000  42 %
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Eine Fahrt pro Tag 8 km, 5 Tage die Woche, 40 Wochen im Jahr       1.600      13 %
Familienheimfahrten           0   0 %
Gesamt 12.000 100 %

Kfz-Kosten          €
Abschreibung (Anschaffungskosten 15.000 €, Nutzungsdauer
6 Jahre
2.500
Kfz-Versicherung (Haftpflicht, Kasko etc.)    650
Kfz-Steuern    160
Kfz-Betriebskosten 1.180
Reparaturen (Service, TüV, Reifenwechsel)    85
Gesamtkosten Diese werden im ersten Schritt als Betriebsausgaben abgezogen.   5.340

Privatanteil = 5.340 € * 42 % = 2.242,80 €

Diese sind als Einnahme zu erfassen und erhöhen damit den Gewinn.

Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte = 5.340 € * 13 % = 694,20 €

Diese sind als Einnahme zu erfassen und erhöhen damit den Gewinn (einzutragen in Zeile 85 der Anlage EÜR der Steuererklärung).

Aber: Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dürfen mit der Entfernungspauschale als Betriebsausgaben abgezogen werden. Als Betriebsausgaben sind dann noch folgende Beträge zu erfassen (einzutragen in Zeile 86 der Anlage EÜR der Steuererklärung):

Entfernungskilometer Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb = 800 km (50 % von 1.600 km) 240 €

Zusammenfassung: Was bleibt als Betriebsausgabe?

Gesamtkosten  5.340,00 €  
abzüglich    
Privatfahrten -2.242,80 €  
Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb    -694,20 €  
Abzugsfähige tatsächliche Kosten     2.403,00 €
Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (Pauschale)       240,00 €
Gesamte Betriebsausgaben aus Fahrtkosten   2.643,00 €

Die Betriebsausgaben sind damit mit der Fahrtenbuchmethode genauso hoch wie bei dem Verfahren, dass das Kfz im Privatvermögen ist und die betrieblichen Fahrten mit den tatsächlichen Kosten angesetzt werden.

Die Handhabung der Regelung: Das Kfz verbleibt im Privatvermögen und die Anwendung der Pauschalen kann demgegenüber aus einkommensteuerlicher Sicht vorteilhafter oder nachteiliger sein. Das muss in jedem Einzelfall ausgerechnet werden.

Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist ein Ansatz des Pkw im Betriebsvermögen regelmäßig vorteilhafter. Da Musiker aber oft umsatzsteuerbefreit sind, haben sie keinen Vorsteuerabzug und der Vorteil verpufft.

Auf Dienstreise: Fahrzeug im Betriebsvermögen – Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode

Die Fahrtenbuchmethode ist eine der beiden Methoden, die zur Anwendung kommen kann, wenn das Auto Betriebsvermögen ist. In diesem Fall, muss der private Nutzungsvorteil ermittelt und versteuert werden. In einem ersten Schritt werden zunächst alle Kosten des Kfz in den Aufwand gebucht (vergleiche dazu den Blogartikel: Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug: Das Fahrzeug ist Betriebsvermögen). Im Anschluss daran wird der Privatanteil mit der Fahrtenbuchmethode berechnet und als Einnahme erfasst.

Das Fahrtenbuch

Sofern du die abzugsfähigen Kfz-Kosten anhand eines Fahrtenbuchs ermitteln möchtest, kaufst du am besten ein im Handel erhältliches offizielles Fahrtenbuch und legst dieses direkt ins Auto.

In diesen Vorlagen sind die für eine korrekte Besteuerung zu unterscheidenden Kategorien

  • dienstliche/berufliche Fahrten,
  • Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb,
  • Familienheimfahrten und
  • private Fahrten

schon vorgegeben.

Ein Fahrtenbuch muss, um von der Finanzbehörde als ordnungsgemäß anerkannt zu werden

  • in geschlossener Form, also als Buch, nicht als lose Blattsammlung und
  • zeitnah/laufend, das heißt täglich

geführt werden.

Es müssen folgende Angaben zu jeder betrieblichen/beruflichen Fahrt gemacht werden:

  • Datum
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt
  • Reiseziel
  • Reisezweck
  • aufgesuchte Geschäftspartner

Gefahrene Umwege sind getrennt zu verzeichnen.

Für Privatfahrten genügen die Kilometerangaben.

Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb müssen ebenfalls gesondert ausgewiesen werden, wie auch die Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung. Hier genügt ein kurzer Hinweis. In einem gesonderten Blogartikel habe ich ein Beispiel angeführt, das den Anforderungen eines Fahrtenbuchs genügt, wenn es zeitnah geführt wird und keine Lücken und Unstimmigkeiten mit anderen Buchhaltungsunterlagen aufweist.

Trotz der übersichtlichen Vorlage gibt es kaum ein Fahrtenbuch, das auf Anhieb vom Finanzamt anerkannt wird. Diskussionen zu diesem Thema sind im Rahmen einer Betriebsprüfung die Regel. Falls das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt, kommt bei einer über 50%igen betrieblichen Nutzung des Kfz die 1% Methode zur Anwendung. Das kann unter Umständen ganz schön teuer werden. Erstaunlicherweise prüft hier die Finanzverwaltung die über 50%ige Nutzung nur selten, sondern verlangt einfach die Anwendung der 1 % Methode, ohne dies letztlich zu prüfen.

Was wird vom Finanzamt häufig moniert?

  • Das Fahrtenbuch wird nicht als Buch, sondern als lose Blattsammlung geführt.
  • Das Fahrtenbuch wird nicht fortlaufend geführt, ist nicht vollständig, wurde häufig korrigiert oder zu schön geschrieben (nicht authentisch).
  • Reiseziel, Reisezweck und Geschäftspartner sind nicht ausreichend benannt.
  • Die Kilometerangaben stimmen nicht mit den sonstigen Unterlagen der Buchhaltung überein, zum Beispiel mit Werkstattrechnungen. Es ist ein beliebtes Spiel der Betriebsprüfung, die Werkstattrechnungen mit dem Fahrtenbuch zu vergleichen. Also solltest du das auch tun.
  • Ortsangaben im Fahrtenbuch stimmen nicht mit den Ortsangaben auf Tankbelegen überein oder mit Hinweisen auf den Ausgangsrechnungen, mit Bankauszügen, Bewirtungskosten, Hotelrechnungen, Terminkalendern, Reisekostenabrechnungen gegenüber dem Auftraggeber etc.
  • Das Fahrtenbuch ist als Exceltabelle geführt.
  • Das Fahrtenbuch wurde elektronisch geführt und das Verfahren stimmt nicht mit den Anforderungen der Finanzverwaltung überein (Unveränderbarkeit oder Veränderungen müssen im Ausdruck elektronisch dokumentiert werden).
  • Die angegebenen Kilometer stimmen nicht mit den Angaben eines gängigen Routenplaners überein.
  • Werden in einem Fahrtenbuch über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr überhaupt keine Privatfahrten ausgewiesen, ist das nicht glaubhaft und führt zur Verwerfung des Fahrtenbuchs (Finanzgericht (FG) München, 19. Februar 2009, AZ 7 V 3717/08).

Obwohl die Anforderungen eigentlich klar definiert sind, kommt es immer wieder zu Abweichungen oder Verletzungen dieser Anforderungen. Dies hängt einfach damit zusammen, dass es einer gehörigen Portion Disziplin bedarf, um ein Fahrtenbuch täglich und genau zu führen. Der Tagesablauf lässt es manchmal einfach nicht zu. Manchmal vergisst man einen Eintrag. Stress, Zeitmangel oder man hat Wichtigeres zu tun und schon ist ein Eintrag vergessen.

Man sollte jedoch auch nicht übersehen, dass über die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils in erheblichem Umfang Steuern gespart werden können. Das möchte das Finanzamt verständlicherweise vermeiden. Dennoch darf es nicht zu penibel sein. Nachfolgend gibt es einige Urteile zu diesem Thema.

Abwehrstrategie, wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch verwirft:

  • Das Fahrtenbuch darf bei geringfügigen Abweichungen zwischen den angegebenen Kilometern einer Fahrt gemäß Fahrtenbuch und den gemäß Routenplaner ermittelten Kilometerangaben nicht verworfen werden, wenn die Abweichungen im Jahr nicht mehr als 1,5 % der Jahresgesamtleistung ausmachen (FG Düsseldorf 12 K 4479/07 E ).
  • Geringe Abweichungen zwischen den Kilometerangaben im Fahrtenbuch und denen auf den Werkstattrechnungen führen nicht zu einer Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Plausibilität insgesamt nicht infrage steht (Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 10. April 2008, Az. VI R 38/06).
  • An die Fehlerfreiheit des Fahrtenbuchs sind keine pedantischen Anforderungen zu stellen. Wird aber durch die gemachten Fehler deutlich, dass das Fahrtenbuch nicht laufend und zeitnah geführt wurde, dann kann es verworfen werden (FG München, 14. Mai 2009, AZ 15 K 2945/07).

Das elektronische Fahrtenbuch

Moderner als die papiergebundene Variante des Fahrtenbuchs ist natürlich ein elektronisches Fahrtenbuch. Es sei vorweg angemerkt, dass eine Exceltabelle kein elektronisches Fahrtenbuch darstellt.

Elektronische Fahrtenbücher oder Apps für das Smartphone müssen dieselben Voraussetzungen erfüllen wie ein handgeschriebenes Fahrtenbuch. Die Finanzverwaltung fordert darüber hinaus, dass

  • nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sein müssen oder
  • zumindest automatisch dokumentiert werden müssen.

Die Berechnung des Privatanteils

Aus dem Fahrtenbuch kannst du nun die gesamten gefahrenen Kilometer entnehmen. Du teilst die gesamten Kosten des Autos durch die gesamten gefahrenen Kilometer. Daraus erhältst du die Kosten je gefahrenem Kilometer. Nun rechnest du die privat gefahrenen Kilometer und die Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte zusammen und multiplizierst sie mit dem Kilometersatz pro gefahrenem Kilometer. Das ist der Privatanteil, den du als Einnahme erfassen musst.

Nun darfst du aber die Entfernungspauschale wie im Artikel Erste Tätigkeitsstätte wieder absetzen. Vergiss das bitte nicht, denn sonst hast du zu wenig an Fahrtkosten angesetzt.

Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug: Das Fahrzeug ist Betriebsvermögen

Sofern das Fahrzeug von dir als Betriebsvermögen behandelt wird, kannst du alle Kosten des Autos zunächst als Betriebsausgaben ansetzen. Dies gilt unabhängig davon, ob das Auto aufgrund einer über 50%igen betrieblichen Nutzung zwangsläufig Betriebsvermögen ist oder aufgrund einer 10%igen bis 50%igen betrieblichen Nutzung von dir freiwillig als Betriebsvermögen behandelt wird.

Die infrage kommenden Kosten sind:

  • Die Anschaffungskosten des Kfz. Da dieses für mehrere Jahre genutzt wird, sind die Anschaffungskosten auf die Jahre der Nutzung zu verteilen (Abschreibung). Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, verteilst du die Netto-Anschaffungskosten auf die Jahre der Nutzung. Falls du steuerfreie Umsätze erzielst, nimmst du den Brutto-Anschaffungswert inklusive Umsatzsteuer als Bemessungsgrundlage. Normalerweise ist ein Auto auf sechs Jahre abzuschreiben. Kaufst du ein gebrauchtes Auto, kannst du eine kürzere Nutzungsdauer ansetzen. Eine Abschreibung über weniger als sechs Jahre ist auch dann möglich, wenn du sehr viel fährst. Im Jahr der Anschaffung kann die Abschreibung nur für den Anschaffungsmonat und die folgenden Monate vorgenommen werden.
  • Kfz-Versicherungen
  • Kfz-Steuer
  • laufende Kfz-Betriebskosten (Benzin, Öl, Scheibenwischmittel etc.)
  • Kfz-Reparaturen
  • Unfallkosten, jedenfalls dann, wenn der Unfall auf einer beruflichen Fahrt geschehen ist

Da diese Kosten aber nur teilweise betrieblich verursacht sind, teilweise aber auch durch Privatfahrten, musst du die Kosten im Rahmen deiner Einnahmenüberschussrechnung korrigieren.

Für die Ermittlung der nicht abziehbaren Fahrtkosten gibt es genau zwei Methoden:

1. Fahrtenbuchmethode

2. 1 % Methode

Der besseren Übersichtlichkeit halber stelle ich die beiden Ermittlungsmethoden in getrennten Blogbeiträgen dar.

Auf Dienstreise: Fahrzeug im Betriebsvermögen; die Anwendung der Fahrtenbuchmethode

Auf Dienstreise: Fahrzeug im Betriebsvermögen; die Versteuerung des privaten Nutzungsvorteils nach der 1 % Methode