• Home
  • Steuern | Step 2 | Reisekosten

Auf Dienstreise: Reisenebenkosten

Sonstige Reisenebenkosten, die im Rahmen einer Dienstreise anfallen, können deine steuerliche Bemessungsgrundlage mindern. Im Wesentlichen kommen die folgenden Kosten in Betracht:

  • Kosten für die Beförderung und die Aufbewahrung von Gepäck
  • Telefonkosten (heute relativ irrelevant, da diese in der Regel über das Handy erfolgen)
  • Kosten für Schriftverkehr
  • Straßennutzungsgebühren
  • Parkgebühren
  • Reparaturkosten, Schadenersatzleistungen infolge von Verkehrsunfällen
  • Reisegepäckversicherung
  • Wertverlust infolge eines Diebstahls (außer Geld und Schmuck)

Privat veranlasst und damit nicht als Betriebsausgaben abziehbar sind dagegen die folgenden Kosten:

  • Buß- und Verwarngelder
  • Tageszeitungen
  • private Telefonate
  • Massagen
  • Getränke aus der Minibar
  • Pay-TV
  • Anschaffung von Bekleidung, Koffern und Reiseausrüstung

Tätigkeit an der „ersten Tätigkeitsstätte“ – Ansatz der Entfernungspauschale

Wenn du an deiner ersten Tätigkeitsstätte tätig wirst, kannst du die Fahrten von deiner Wohnung an diesen Ort nur mit der sogenannten Entfernungspauschale geltend machen.

Wie qualifiziert sich ein Tätigkeitsort als erste Tätigkeitsstätte?

Die erste Tätigkeitsstätte kann vor allem dienst- oder arbeitsrechtlich festgelegt werden, unabhängig davon, wie oft die Tätigkeitsstätte aufgesucht wird. Bist du Orchestermusiker und dein Orchester verfügt über mehrere Probenstätten, kann beispielsweise der Dienstsitz des Arbeitgebers die „erste Tätigkeitsstätte“ sein, wenn du dich dort zeitweise aufhältst. Zu allen anderen Proben- und Konzertstätten wärst du dann auf Dienstreise. Das kann vorteilhaft sein, da du bei einer Dienstreise die gefahrenen Kilometer ansetzen kannst und gegebenenfalls sogar Verpflegungspauschalen.

Fehlt es an einer dienst- oder arbeitsrechtlichen Festlegung, so kommen zeitliche Faktoren für die Bestimmung ins Spiel. Die erste Tätigkeitsstätte hast du dann dort, wo du üblicherweise tätig bist beziehungsweise wo du zumindest an zwei vollen Arbeitstagen oder einem Drittel deiner vereinbarten regelmäßigen Arbeitszeit tätig wirst.

Die erste Tätigkeitsstätte kann sein:

  • Dein Büro, dein Probenraum, dein Atelier, dein Tonstudio, ein Lager etc., wo du in entsprechendem zeitlichem Umfang tätig bist (zwei volle Arbeitstage oder mindestens ein Drittel deiner regelmäßigen Arbeitszeit). Dieser Raum darf sich aber nicht in deiner Wohnung befinden, sondern muss extern angemietet sein.
  • Eine Räumlichkeit deines Auftraggebers oder ein vom Auftraggeber bestimmter Ort bei einem Dritten, wenn du diese dauerhaft und regelmäßig aufsuchst. Dauerhaftigkeit ist gegeben, wenn du voraussichtlich mehr als 48 Monate oder für die gesamte Dauer deiner betrieblichen Tätigkeit an diesem Ort tätig wirst. Der Tätigkeitsort beim Auftraggeber ist jedoch nur dann erste Tätigkeitsstätte, wenn du an mindestens zwei Tagen pro Woche oder eben zu mindestens einem Drittel deiner regelmäßigen Arbeitszeit dort tätig wirst.

Das häusliche Arbeitszimmer kann keine erste Tätigkeitsstätte sein.

Ein klassisches Beispiel für eine erste Tätigkeitsstätte ist also dein externer Probenraum, an dem du täglich übst oder unterrichtest. Ein weiteres typisches Beispiel ist die Musikschule, wenn du selbständiger Musikschullehrer bist, der in oben genanntem Umfang die Musikschule aufsucht und dort unterrichtet.

Was ist, wenn du regelmäßig an mehreren Orten tätig wirst?

Wirst du regelmäßig an zwei Orten tätig, an einem arbeitest du zwei Tage, am anderen drei Tage, so ist der Ort die erste Tätigkeitsstätte, den du häufiger aufsuchst. Suchst du mehrere Tätigkeitsstätten in gleichem Umfang auf, so ist diejenige die erste Tätigkeitsstätte, die deiner Wohnung am nächsten liegt.

Es kann jedoch auch sein, dass du nur an ständig wechselnden Tätigkeitsstätten arbeitest, zum Beispiel mehr oder weniger jeden Tag woanders. Dann hast du keine erste Tätigkeitsstätte. Dies hat der Bundesfinanzhof (BFH) explizit am Beispiel einer freiberuflichen Musiklehrerin entschieden, die an mehreren Schulen und Kindergärten Musikunterricht gab. Das passende Urteil dazu ist das BFH-Urteil vom 23.10.2014, III R 19/13, BStBl 2015 II, S. 323. Das heißt, auch wenn du mehr als ein Drittel deiner entsprechenden Tätigkeit an einem Ort ausübst, aber eben letztlich täglich den Arbeitsort wechselst, kann es sein, dass du an diesem Ort keine erste Tätigkeitsstätte hast.

Wie berechnet sich die Entfernungspauschale?

Die Entfernungspauschale errechnet sich aus den Entfernungskilometern zwischen Wohnort und erster Tätigkeitsstätte, multipliziert mit 0,30 € je Kilometer (ab 2021 erhöht sich diese Pauschale auf 0,35 € ab dem 21. Entfernungskilometer). Maximal darfst du 4.500 € pro Jahr als Entfernungspauschale ansetzen. Diese Grenze darfst du nur überschreiten, wenn du die Entfernung mit dem eigenen Pkw zurücklegst.

Steuertipp: Entfernungspauschale positiv nutzen

Die Regelung der Entfernungspauschale ist meist nachteilig gegenüber dem Ansatz von Reisekosten, da nur die einfache Fahrtstrecke als Fahrtkosten angesetzt werden kann und keine Verpflegungspauschalen geltend gemacht werden dürfen. Es gibt jedoch auch Fälle, in denen die Entfernungspauschale vorteilhaft ist. Und zwar dann, wenn du diese Strecke zu Fuß, mit dem Fahrrad oder mit günstigeren öffentlichen Verkehrsmitteln zurückgelegt hast. Dann kannst du ungeachtet dessen, dass tatsächlich praktisch keine Kosten angefallen sind, die Entfernungspauschale ansetzen.

Es muss also nicht immer negativ sein, wenn eine Tätigkeitsstätte als erste Tätigkeitsstätte qualifiziert wird. Hier ist wieder auf den jeweiligen Einzelfall abzustellen und es gilt, die Argumentation entsprechend zu gestalten. Beispielsweise kannst du den Arbeitgeber oder permanenten Auftraggeber bitten, eine bestimmte Einrichtung als deine erste Tätigkeitsstätte schriftlich festzulegen.

Auf Dienstreise: Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln

Für berufliche Fahrten mit öffentlichen Verkehrsmitteln können die angefallenen Kosten unproblematisch in voller Höhe als Fahrtkosten geltend gemacht werden. In Betracht kommen

  • Flugkosten
  • Bahnkosten
  • Straßenbahnkosten
  • Buskosten
  • Taxikosten

Eine Bahncard kann voll als Betriebsausgabe angesetzt werden, wenn die eingesparten Reisekosten über den Anschaffungskosten der Bahncard liegen.

Voraussetzung für die Anerkennung ist selbstverständlich, dass du entsprechende Belege für diese Kosten vorlegst und die berufliche Veranlassung nachweist oder glaubhaft machen kannst. Für größere Posten ist es deshalb gut, wenn du auf der Fahrkarte vermerkst, in welchem beruflichen Zusammenhang diese Reise stand. Gibt es einen Vertrag zu dieser Reise, zum Beispiel eine E-Mail oder irgendetwas, womit du nachweisen kannst, dass diese Fahrt beruflich veranlasst war, so kann das in jedem Fall hilfreich sein. Mache einen Vermerk auf der Fahrkarte oder lege die E-Mail zu deinen Steuerunterlagen.

Grundsätzlich ist die Höhe der Aufwendungen für die Anerkennung als Betriebsausgabe unerheblich, sofern du die betriebliche Veranlassung eindeutig nachweisen kannst. Es steht dir frei, mit einer Billigairline auf Konzertreise zu gehen. Gleichwohl kannst du aber auch in der Business Class einer gehobenen Fluglinie reisen. Das darf dir das Finanzamt nicht vorschreiben. Du bist Herr beziehungsweise Frau über die Gestaltung deiner betrieblichen Tätigkeit. Nur du bestimmst, wie du diese Tätigkeit ausführst. Mit dem Zug steht es dir ebenfalls frei, deine betrieblichen Fahrten mit der ersten Klasse durchzuführen, damit du frisch und fit beim Auftritt ankommst, oder eben in der zweiten Klasse.

Wo eintragen in der Anlage EÜR?

Kosten für öffentliche Verkehrsmittel werden in der Zeile 83 der Anlage EÜR eingetragen.

Auf Dienstreise: Übernachtungskosten

Während du Verpflegungsmehraufwendungen nur pauschal abrechnen kannst (vergleiche Blogartikel: Auf Dienstreise: Verpflegungsmehraufwendungen), sind Übernachtungskosten im Rahmen einer selbständigen Tätigkeit nur als Betriebsausgaben absetzbar, wenn du entsprechende Einzelnachweise in der Form von Rechnungen vorlegen kannst. Als Übernachtungskosten gelten die Kosten für die „persönliche Inanspruchnahme“ eines Hotelzimmers, die Miete für ein (möbliertes) Zimmer oder eine (möblierte) Wohnung, sowie Nebenleistungen wie Kultur- und Tourismusabgaben aller Art.

Übernachtungskosten kannst du nach derzeitiger Rechtslage nur für 48 Monate ununterbrochener Abwesenheit in voller Höhe abziehen, danach ist die Höhe der Übernachtungskosten pro Monat auf 1.000 € begrenzt. Sofern du eine Dienstreise, die an ein und denselben Ort führt, für mindestens sechs Monate unterbrichst, kannst du anschließend wieder die vollen Kosten der Übernachtung abziehen. Die Beschränkung auf die 1.000 € entfällt durch die Unterbrechung wieder. Diese Begrenzung gilt nur für Übernachtungskosten im Inland, nicht für solche im Ausland.

Auch Übernachtungskosten für Auslandsreisen kannst du nur bei Vorliegen einer Rechnung als Betriebsausgaben abziehen. Die in einem jährlichen Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen (BMF) veröffentlichten Pauschalen gelten nur für den steuerfreien Ersatz von Übernachtungskosten durch einen Arbeitgeber. Für selbständige Steuerpflichtige gelten diese Beträge ebensowenig, wie für Angestellte, die die Übernachtungskosten nicht erstattet erhalten.

Nur in seltenen Ausnahmefällen, in denen du – aus welchen Gründen auch immer – keine Belege für die Übernachtungskosten vorlegen kannst, die Kosten aber zweifelsfrei entstanden sind, können die Kosten geschätzt und auch ohne Beleg als Betriebsausgaben abgezogen werden. Diese Vorgehensweise musst du aber gegebenenfalls mit dem Finanzamt verhandeln.

Wo eintragen in der Anlage EÜR?

Übernachtungskosten werden in der Zeile 50 der Anlage EÜR eingetragen.