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Auf Dienstreise – Reisekosten

Sofern du weder an deinem Wohnort noch an deiner ersten Tätigkeitsstätte arbeitest, bist du auswärts tätig, das heißt, du bist auf Dienstreise. In diesem Fall kannst du Reisekosten geltend machen. Klassische Beispiele für eine Dienstreise sind: Konzertreisen, Fahrten zu Probenspielen, Fahrten zu einem Tonstudio, Fahrten zum Instrumentenbauer, Fahrten zum Steuerberater etc. Vier Kostenkategorien fallen unter den Oberbegriff der Dienstreise:

Bist du dagegen an deiner ersten Tätigkeitsstätte tätig, so kannst du für diesen Aufenthalt nur die Entfernungspauschale ansetzen, nicht jedoch Verpflegungsmehraufwendungen. Vergleiche dazu den Blog-Artikel Tätigkeit an der „ersten Tätigkeitsstätte“ – Ansatz der Entfernungspauschale. Übernachtungskosten kommen dann nur im Rahmen einer sogenannten doppelten Haushaltsführung steuermindernd zum Einsatz.

Auf Dienstreise: Fahrzeug im Betriebsvermögen Versteuerung des privaten Nutzungsvorteils nach der 1%-Methode

Die Versteuerung des privaten Nutzungsanteils nach der 1% Methode ist eine der beiden Methoden, die zur Anwendung kommen können, um den privaten Nutzungsvorteil zu ermitteln und zu versteuern, wenn das Auto im Betriebsvermögen geführt werden muss, da die betriebliche Nutzung über 50 % liegt. In diesem Fall werden zunächst alle Kosten des Kfz in den Aufwand gebucht (vergleiche dazu den Blogartikel: Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug: Das Fahrzeug ist Betriebsvermögen). Im Anschluss daran wird der Privatanteil mit der 1% Methode berechnet und in der Einnahmenüberschussrechnung als Einnahme wieder hinzugerechnet.

Wenn dir die Fahrtenbuchmethode zu umständlich und kompliziert ist, kannst du vereinfachend die 1%-Methode wählen. Allerdings nur, wenn der Anteil der betrieblichen Fahrten (tatsächlich gefahrene Dienstfahrten, Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und Familienheimfahrten) über 50 % liegt.

Bei der 1% Methode werden

  • die Privatfahrten durch eine steuerliche Hinzurechnung von 1 % des Bruttolistenpreises eines neuen Kfz der entsprechenden Marke abgegolten. Die Hinzurechnung erfolgt pro Monat. Insgesamt werden also pro Jahr 12% hinzugerechnet. Dies ist bei Anschaffung eines gebrauchten Kfz besonders nachteilig, da auch dann der Bruttolistenpreis des Neufahrzeugs angesetzt wird;
  • die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte zusätzlich mit 0,03 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer pro Monat ermittelt. Alternativ kommt ein Ansatz von 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Entfernungskilometer pro Tag in Betracht, sofern diese Berechnung vorteilhafter ist;
  • Familienheimfahrten zusätzlich mit 0,002 % des Bruttolistenpreises pro Fahrt und pro Entfernungskilometer ermittelt.

Das Führen eines Fahrtenbuchs oder sonstige Aufzeichnungen der dienstlichen und privaten Fahrten sind nicht erforderlich.

Fahrten Wohnung Arbeitsstätte

Da du die Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte hier versteuern musst, kannst du im Gegenzug die Entfernungspauschalen gem. dem Artikel erste Tätigkeitsstätte auch hier wieder abziehen.

Steuertipps

Tipp: Immer erst mal die Pauschalen prüfen

Prüfe immer, ob es steuerlich für dich am günstigsten ist, das Auto im Privatvermögen zu belassen und die Pauschalen oder die tatsächlichen Kfz-Kosten je betrieblich gefahrenem Kilometer anzusetzen.

Die Einlage ins Betriebsvermögen rechnet sich häufig nur, wenn ein relativ neues Kfz gekauft wurde. Ansonsten ist die Anwendung der 0,30-€-Pauschale im Privatvermögen meist günstiger. Sofern das Kfz im Betriebsvermögen geführt wird, besteht die Gefahr, dass die 1% Methode zum Ansatz kommt, wenn das Fahrtenbuch verworfen wird. Das ist gerade bei gebraucht gekauften Kfz sehr, sehr teuer.

Tipp: Der einfachste Weg

Tipp einer Hilfsmethode, weil die Fahrtkostenermittlung einen zum Wahnsinn treiben kann:

Falls dir das alles zu kompliziert ist, kannst du einfach die betrieblichen Fahrten mit deinem privaten Kfz aufschreiben und gegebenenfalls mit Verträgen, E-Mails und so weiter plausibilisieren. Diese setzt du mit den pauschalen 0,30 € an. Fertig.

Falls du aber die Fahrtkosten optimieren möchtest, dann musst du dich durch alle relevanten Artikel in diesem Blog durchkämpfen.

Der Ansatz der Pauschale gibt dann Probleme, wenn du durch diese Methode sehr hohe Fahrtkosten absetzt, die dem Finanzamt nicht plausibel erscheinen. Dann können die Finanzbehörden die Beschränkung des Abzugs der Fahrtkosten auf die tatsächlich entstandenen Kfz-Kosten verlangen. Schlimmstenfalls kann es das Einlegen des Autos in das Betriebsvermögen verlangen und die Anwendung der 1-Prozent-Regelung zugrunde legen. Das ist dann natürlich schlecht.

Fahrtenbuchmethode – Rechenbeispiel

Um die Berechnung zu verdeutlichen, habe ich hier ein Beispiel konzipiert:

Fahrtenbuch Gefahrene Kilometer Anteil an den Gesamtkilometern
Dienstliche/berufliche Fahrten   5.400  45 %
Privatfahrten   5.000  42 %
Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte Eine Fahrt pro Tag 8 km, 5 Tage die Woche, 40 Wochen im Jahr       1.600      13 %
Familienheimfahrten           0   0 %
Gesamt 12.000 100 %

Kfz-Kosten          €
Abschreibung (Anschaffungskosten 15.000 €, Nutzungsdauer
6 Jahre
2.500
Kfz-Versicherung (Haftpflicht, Kasko etc.)    650
Kfz-Steuern    160
Kfz-Betriebskosten 1.180
Reparaturen (Service, TüV, Reifenwechsel)    85
Gesamtkosten Diese werden im ersten Schritt als Betriebsausgaben abgezogen.   5.340

Privatanteil = 5.340 € * 42 % = 2.242,80 €

Diese sind als Einnahme zu erfassen und erhöhen damit den Gewinn.

Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte = 5.340 € * 13 % = 694,20 €

Diese sind als Einnahme zu erfassen und erhöhen damit den Gewinn (einzutragen in Zeile 85 der Anlage EÜR der Steuererklärung).

Aber: Die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte dürfen mit der Entfernungspauschale als Betriebsausgaben abgezogen werden. Als Betriebsausgaben sind dann noch folgende Beträge zu erfassen (einzutragen in Zeile 86 der Anlage EÜR der Steuererklärung):

Entfernungskilometer Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb = 800 km (50 % von 1.600 km) 240 €

Zusammenfassung: Was bleibt als Betriebsausgabe?

Gesamtkosten  5.340,00 €  
abzüglich    
Privatfahrten -2.242,80 €  
Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb    -694,20 €  
Abzugsfähige tatsächliche Kosten     2.403,00 €
Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb (Pauschale)       240,00 €
Gesamte Betriebsausgaben aus Fahrtkosten   2.643,00 €

Die Betriebsausgaben sind damit mit der Fahrtenbuchmethode genauso hoch wie bei dem Verfahren, dass das Kfz im Privatvermögen ist und die betrieblichen Fahrten mit den tatsächlichen Kosten angesetzt werden.

Die Handhabung der Regelung: Das Kfz verbleibt im Privatvermögen und die Anwendung der Pauschalen kann demgegenüber aus einkommensteuerlicher Sicht vorteilhafter oder nachteiliger sein. Das muss in jedem Einzelfall ausgerechnet werden.

Aus umsatzsteuerlicher Sicht ist ein Ansatz des Pkw im Betriebsvermögen regelmäßig vorteilhafter. Da Musiker aber oft umsatzsteuerbefreit sind, haben sie keinen Vorsteuerabzug und der Vorteil verpufft.

Auf Dienstreise: Fahrzeug im Betriebsvermögen – Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode

Die Fahrtenbuchmethode ist eine der beiden Methoden, die zur Anwendung kommen kann, wenn das Auto Betriebsvermögen ist. In diesem Fall, muss der private Nutzungsvorteil ermittelt und versteuert werden. In einem ersten Schritt werden zunächst alle Kosten des Kfz in den Aufwand gebucht (vergleiche dazu den Blogartikel: Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug: Das Fahrzeug ist Betriebsvermögen). Im Anschluss daran wird der Privatanteil mit der Fahrtenbuchmethode berechnet und als Einnahme erfasst.

Das Fahrtenbuch

Sofern du die abzugsfähigen Kfz-Kosten anhand eines Fahrtenbuchs ermitteln möchtest, kaufst du am besten ein im Handel erhältliches offizielles Fahrtenbuch und legst dieses direkt ins Auto.

In diesen Vorlagen sind die für eine korrekte Besteuerung zu unterscheidenden Kategorien

  • dienstliche/berufliche Fahrten,
  • Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb,
  • Familienheimfahrten und
  • private Fahrten

schon vorgegeben.

Ein Fahrtenbuch muss, um von der Finanzbehörde als ordnungsgemäß anerkannt zu werden

  • in geschlossener Form, also als Buch, nicht als lose Blattsammlung und
  • zeitnah/laufend, das heißt täglich

geführt werden.

Es müssen folgende Angaben zu jeder betrieblichen/beruflichen Fahrt gemacht werden:

  • Datum
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt
  • Reiseziel
  • Reisezweck
  • aufgesuchte Geschäftspartner

Gefahrene Umwege sind getrennt zu verzeichnen.

Für Privatfahrten genügen die Kilometerangaben.

Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb müssen ebenfalls gesondert ausgewiesen werden, wie auch die Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung. Hier genügt ein kurzer Hinweis. In einem gesonderten Blogartikel habe ich ein Beispiel angeführt, das den Anforderungen eines Fahrtenbuchs genügt, wenn es zeitnah geführt wird und keine Lücken und Unstimmigkeiten mit anderen Buchhaltungsunterlagen aufweist.

Trotz der übersichtlichen Vorlage gibt es kaum ein Fahrtenbuch, das auf Anhieb vom Finanzamt anerkannt wird. Diskussionen zu diesem Thema sind im Rahmen einer Betriebsprüfung die Regel. Falls das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt, kommt bei einer über 50%igen betrieblichen Nutzung des Kfz die 1% Methode zur Anwendung. Das kann unter Umständen ganz schön teuer werden. Erstaunlicherweise prüft hier die Finanzverwaltung die über 50%ige Nutzung nur selten, sondern verlangt einfach die Anwendung der 1 % Methode, ohne dies letztlich zu prüfen.

Was wird vom Finanzamt häufig moniert?

  • Das Fahrtenbuch wird nicht als Buch, sondern als lose Blattsammlung geführt.
  • Das Fahrtenbuch wird nicht fortlaufend geführt, ist nicht vollständig, wurde häufig korrigiert oder zu schön geschrieben (nicht authentisch).
  • Reiseziel, Reisezweck und Geschäftspartner sind nicht ausreichend benannt.
  • Die Kilometerangaben stimmen nicht mit den sonstigen Unterlagen der Buchhaltung überein, zum Beispiel mit Werkstattrechnungen. Es ist ein beliebtes Spiel der Betriebsprüfung, die Werkstattrechnungen mit dem Fahrtenbuch zu vergleichen. Also solltest du das auch tun.
  • Ortsangaben im Fahrtenbuch stimmen nicht mit den Ortsangaben auf Tankbelegen überein oder mit Hinweisen auf den Ausgangsrechnungen, mit Bankauszügen, Bewirtungskosten, Hotelrechnungen, Terminkalendern, Reisekostenabrechnungen gegenüber dem Auftraggeber etc.
  • Das Fahrtenbuch ist als Exceltabelle geführt.
  • Das Fahrtenbuch wurde elektronisch geführt und das Verfahren stimmt nicht mit den Anforderungen der Finanzverwaltung überein (Unveränderbarkeit oder Veränderungen müssen im Ausdruck elektronisch dokumentiert werden).
  • Die angegebenen Kilometer stimmen nicht mit den Angaben eines gängigen Routenplaners überein.
  • Werden in einem Fahrtenbuch über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr überhaupt keine Privatfahrten ausgewiesen, ist das nicht glaubhaft und führt zur Verwerfung des Fahrtenbuchs (Finanzgericht (FG) München, 19. Februar 2009, AZ 7 V 3717/08).

Obwohl die Anforderungen eigentlich klar definiert sind, kommt es immer wieder zu Abweichungen oder Verletzungen dieser Anforderungen. Dies hängt einfach damit zusammen, dass es einer gehörigen Portion Disziplin bedarf, um ein Fahrtenbuch täglich und genau zu führen. Der Tagesablauf lässt es manchmal einfach nicht zu. Manchmal vergisst man einen Eintrag. Stress, Zeitmangel oder man hat Wichtigeres zu tun und schon ist ein Eintrag vergessen.

Man sollte jedoch auch nicht übersehen, dass über die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils in erheblichem Umfang Steuern gespart werden können. Das möchte das Finanzamt verständlicherweise vermeiden. Dennoch darf es nicht zu penibel sein. Nachfolgend gibt es einige Urteile zu diesem Thema.

Abwehrstrategie, wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch verwirft:

  • Das Fahrtenbuch darf bei geringfügigen Abweichungen zwischen den angegebenen Kilometern einer Fahrt gemäß Fahrtenbuch und den gemäß Routenplaner ermittelten Kilometerangaben nicht verworfen werden, wenn die Abweichungen im Jahr nicht mehr als 1,5 % der Jahresgesamtleistung ausmachen (FG Düsseldorf 12 K 4479/07 E ).
  • Geringe Abweichungen zwischen den Kilometerangaben im Fahrtenbuch und denen auf den Werkstattrechnungen führen nicht zu einer Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Plausibilität insgesamt nicht infrage steht (Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 10. April 2008, Az. VI R 38/06).
  • An die Fehlerfreiheit des Fahrtenbuchs sind keine pedantischen Anforderungen zu stellen. Wird aber durch die gemachten Fehler deutlich, dass das Fahrtenbuch nicht laufend und zeitnah geführt wurde, dann kann es verworfen werden (FG München, 14. Mai 2009, AZ 15 K 2945/07).

Das elektronische Fahrtenbuch

Moderner als die papiergebundene Variante des Fahrtenbuchs ist natürlich ein elektronisches Fahrtenbuch. Es sei vorweg angemerkt, dass eine Exceltabelle kein elektronisches Fahrtenbuch darstellt.

Elektronische Fahrtenbücher oder Apps für das Smartphone müssen dieselben Voraussetzungen erfüllen wie ein handgeschriebenes Fahrtenbuch. Die Finanzverwaltung fordert darüber hinaus, dass

  • nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sein müssen oder
  • zumindest automatisch dokumentiert werden müssen.

Die Berechnung des Privatanteils

Aus dem Fahrtenbuch kannst du nun die gesamten gefahrenen Kilometer entnehmen. Du teilst die gesamten Kosten des Autos durch die gesamten gefahrenen Kilometer. Daraus erhältst du die Kosten je gefahrenem Kilometer. Nun rechnest du die privat gefahrenen Kilometer und die Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte zusammen und multiplizierst sie mit dem Kilometersatz pro gefahrenem Kilometer. Das ist der Privatanteil, den du als Einnahme erfassen musst.

Nun darfst du aber die Entfernungspauschale wie im Artikel Erste Tätigkeitsstätte wieder absetzen. Vergiss das bitte nicht, denn sonst hast du zu wenig an Fahrtkosten angesetzt.

Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug: Das Fahrzeug ist Betriebsvermögen

Sofern das Fahrzeug von dir als Betriebsvermögen behandelt wird, kannst du alle Kosten des Autos zunächst als Betriebsausgaben ansetzen. Dies gilt unabhängig davon, ob das Auto aufgrund einer über 50%igen betrieblichen Nutzung zwangsläufig Betriebsvermögen ist oder aufgrund einer 10%igen bis 50%igen betrieblichen Nutzung von dir freiwillig als Betriebsvermögen behandelt wird.

Die infrage kommenden Kosten sind:

  • Die Anschaffungskosten des Kfz. Da dieses für mehrere Jahre genutzt wird, sind die Anschaffungskosten auf die Jahre der Nutzung zu verteilen (Abschreibung). Wenn du umsatzsteuerpflichtig bist, verteilst du die Netto-Anschaffungskosten auf die Jahre der Nutzung. Falls du steuerfreie Umsätze erzielst, nimmst du den Brutto-Anschaffungswert inklusive Umsatzsteuer als Bemessungsgrundlage. Normalerweise ist ein Auto auf sechs Jahre abzuschreiben. Kaufst du ein gebrauchtes Auto, kannst du eine kürzere Nutzungsdauer ansetzen. Eine Abschreibung über weniger als sechs Jahre ist auch dann möglich, wenn du sehr viel fährst. Im Jahr der Anschaffung kann die Abschreibung nur für den Anschaffungsmonat und die folgenden Monate vorgenommen werden.
  • Kfz-Versicherungen
  • Kfz-Steuer
  • laufende Kfz-Betriebskosten (Benzin, Öl, Scheibenwischmittel etc.)
  • Kfz-Reparaturen
  • Unfallkosten, jedenfalls dann, wenn der Unfall auf einer beruflichen Fahrt geschehen ist

Da diese Kosten aber nur teilweise betrieblich verursacht sind, teilweise aber auch durch Privatfahrten, musst du die Kosten im Rahmen deiner Einnahmenüberschussrechnung korrigieren.

Für die Ermittlung der nicht abziehbaren Fahrtkosten gibt es genau zwei Methoden:

1. Fahrtenbuchmethode

2. 1 % Methode

Der besseren Übersichtlichkeit halber stelle ich die beiden Ermittlungsmethoden in getrennten Blogbeiträgen dar.

Auf Dienstreise: Fahrzeug im Betriebsvermögen; die Anwendung der Fahrtenbuchmethode

Auf Dienstreise: Fahrzeug im Betriebsvermögen; die Versteuerung des privaten Nutzungsvorteils nach der 1 % Methode

Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug: Das Fahrzeug ist Privatvermögen des Steuerpflichtigen

Sofern du dein Auto zu mehr als 10 %, aber zu weniger als 50 % betrieblich nutzt, kannst du dir aussuchen, ob du das Auto in dein Betriebsvermögen einlegst oder ob du es im Privatvermögen behältst. Die Vorteile des Autos im Privatvermögen sind vor allem:

  • Ein späterer Veräußerungsgewinn bleibt steuerfrei.
  • Du musst kein Fahrtenbuch führen. Es genügt, wenn du die betrieblichen Fahrten aufschreibst und glaubhaft machen kannst. Die strengen Anforderungen an ein Fahrtenbuch musst du nicht einhalten.

Sofern dein Auto im Privatvermögen verbleibt, hast du zwei Möglichkeiten, die Fahrtkosten zu ermitteln, die ich nachstehend erkläre.

Alternative 1: Ansatz der beruflich gefahrenen Kilometer mit der Fahrtkostenpauschale

Sofern du dein eigenes Auto im Privatvermögen belässt, genügt es, wenn du die beruflichen Fahrten aufzeichnest und dokumentierst. Aufzuzeichnen sind die einzelnen Fahrten mit einer kurzen Angabe des Reisegrunds (Datum, Ziel, besuchte Person, Grund). Auch hier ist es wieder gut, wenn du diese Angaben durch Verträge, Auftritte, E-Mails oder andere Dokumente plausibilisieren kannst.

Die beruflich gefahrenen Kilometer kannst du mit der Pauschale von 0,30 € je gefahrenem Kilometer ansetzen. Die Pauschale wurde bislang für Reisekosten nicht erhöht. Nur bei Entfernungspauschalen kommt ab dem 1. Januar 2021 ab dem 21. Kilometer der erhöhte Betrag von 0,35 € zur Anwendung.

Bitte beachte, dass diese „Pauschale“ nur zum Ansatz kommt, wenn die Kilometer tatsächlich gefahren wurden und Kosten für das Fahrzeug angefallen sind. Der Begriff Pauschale bezieht sich nur auf die pauschale Bewertung der Kosten je Kilometer mit 0,30 €.

Alternative 2: Ermittlung der tatsächlichen Fahrzeugkosten

Vermutest du, dass die tatsächlichen Kfz-Kosten je gefahrenem Kilometer höher sind als die pauschal ansetzbaren 0,30 €, kannst du die beruflich gefahrenen Kilometer mit den tatsächlichen Kosten ansetzen.

Bei der Ermittlung der tatsächlichen Kfz-Kosten sind alle Kosten des Autos einzubeziehen:

  • Die Anschaffungskosten des Kfz. Da dieses für mehrere Jahre genutzt wird, sind die Anschaffungskosten auf die Jahre der Nutzung zu verteilen (Abschreibung). Da das Auto im Privatvermögen verbleibt, ziehst du hier die Brutto- Anschaffungskosten inklusive Umsatzsteuer als Bemessungsgrundlage heran. Normalerweise ist ein Auto auf sechs Jahre abzuschreiben. Kaufst du ein gebrauchtes Auto, kannst du eine kürzere Nutzungsdauer ansetzen. Eine Abschreibung über weniger als sechs Jahre ist auch dann möglich, wenn du sehr viel fährst. Im Jahr der Anschaffung kann die Abschreibung nur für den Anschaffungsmonat und die folgenden Monate vorgenommen werden.
  • Brutto-Leasingraten, sofern das Kfz geleast ist.
  • Kfz-Versicherungen
  • Kfz-Steuern
  • laufende Kfz-Betriebskosten (Benzin, Öl, Scheibenwischmittel etc.)
  • Kfz-Reparaturen
  • Unfallkosten, wenn diese auf einer betrieblichen Fahrt verursacht wurden.

In einem zweiten Schritt ermittelst du die Kosten je Kilometer, indem du die gesamten Kosten für das Auto durch die insgesamt gefahrenen Kilometer pro Jahr teilst. Die abzugsfähigen Fahrtkosten erhältst du, indem du die beruflich gefahrenen Kilometer mit diesem Kilometersatz multiplizierst.

Hier kann dir das Finanzamt nicht vorschreiben, welche Automarke für deine betriebliche Tätigkeit akzeptabel ist und welche nicht. Grundsätzlich kannst du jede Automarke kaufen, die dir vorschwebt. In extrem gelagerten Fällen kann das Finanzamt jedoch zwei K.-o.-Karten ziehen:

Zum einen kann es darlegen, dass die Anschaffung eines Luxuswagens nicht durch den Betrieb veranlasst ist, sondern durch die private Lebensführung. Du fährst den Luxuswagen also nicht, weil du ihn betrieblich benötigst, sondern weil dir dies privat Spaß macht. In diesem Fall kürzt das Finanzamt die Kosten auf ein angemessenes Maß. Ein Auto kann aber auch ein Prestigeobjekt sein, das für dich notwendig ist, weil du bereits sehr erfolgreich bist oder das Ziel hast, in einem bestimmten Segment erfolgreich zu werden. In diesem Fall solltest du mit den Finanzbehörden hart argumentieren und die betriebliche Verursachung gerade dieses Modells aus Marketinggründen darlegen. Manchmal muss man klappern, um Erfolg zu haben, auch wenn man sich dieses Klappern eigentlich noch gar nicht leisten kann.

Die zweite K.-o.-Karte ist die Liebhaberei. Erzielst du nachhaltige Verluste aus deiner künstlerischen Tätigkeit, so versagt das Finanzamt die Verrechnung der Verluste mit den Gewinnen aus anderen Einkunftsarten.

Auf Dienstreise: Fahrten mit dem eigenen Auto – Betriebsvermögen oder Privatvermögen?

Erledigst du verschiedene Fahrten mit deinem eigenen Auto, dann stellt sich die Frage, ob du das Auto in dein Betriebsvermögen aufnimmst oder ob du es in deinem Privatvermögen behältst. Wenn es zu Betriebsvermögen wird, kannst du die gesamten Kosten des Autos absetzen. Andererseits musst du deine Privatfahrten versteuern. Bleibt das Auto Privatvermögen, werden nur die betrieblichen Fahrten mit den tatsächlichen Kosten oder der Kilometerpauschale berücksichtigt.

Du kannst das Auto im Betriebsvermögen führen, wenn es zu mindestens 10 % betrieblich genutzt wird. Zu den betrieblichen Fahrten zählen die beruflichen Fahrten, die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte und die Familienheimfahrten im Rahmen der doppelten Haushaltsführung. Die betriebliche Nutzung kannst du durch eine dreimonatige repräsentative Aufzeichnung ermitteln. Wichtig ist, dass dein Fahrverhalten nicht laufend sehr unterschiedlich ist oder sich danach stark ändert. Unter diesen Bedingungen kannst du den Anteil aus der dreimonatigen Aufzeichnung für die Entscheidung „Betriebsvermögen oder Privatvermögen?“ heranziehen.

Sofern die betriebliche Nutzung zwischen 10 % und 50 % liegt, hast du die Wahl, das Fahrzeug entweder im Betriebsvermögen oder im Privatvermögen auszuweisen. Liegt die betriebliche Nutzung über 50 %, ist das Auto zwingend Betriebsvermögen. Du hast in diesem Fall keine Wahl.

Die „Einlage“ ins Betriebsvermögen erfolgt durch eine Handlung. Dies ist zum Beispiel die Aufnahme in deine steuerlichen Aufzeichnungen (Anlagevermögen auf einem Excel-Sheet).

Welche Variante die bessere ist, ergibt sich auf Basis des jeweiligen Einzelfalls und kann nie pauschal beurteilt werden. Ob die Zuordnung zum Betriebsvermögen oder zum Privatvermögen steuerlich günstiger ist, hängt von vielen Faktoren ab. Wie ist dein Fahrverhalten, wie hoch war der Kaufpreis des Autos, bist du umsatzsteuerpflichtig oder nicht etc. Welche Möglichkeiten es im Einzelnen gibt, stelle ich dir in diversen Blogartikeln rund um das Thema „Dienstreise mit Pkw“ vor. Um zur richtigen Entscheidung zu kommen, musst du deinen Einzelfall durchrechnen oder zumindest grob überschlagen.

Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug: Das Fahrzeug ist Privatvermögen des Steuerpflichtigen

Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug: Das Fahrzeug ist Betriebsvermögen

Auf Dienstreise: Fahrzeug im Betriebsvermögen; die Anwendung der Fahrtenbuchmethode

Auf Dienstreise: Fahrzeug im Betriebsvermögen; die  Versteuerung des privaten Nutzungsvorteils nach der 1-Prozent-Methode

Verpflegungspauschale

Auf Dienstreise: Mehraufwendungen für Verpflegung

Sofern du auf einer Dienstreise bist, kannst du Verpflegungsmehraufwendungen geltend machen. Dabei gelten folgende Pauschalsätze für Dienstreisen im Inland:

  • Eintägige Dienstreisen mit mehr als 8 Stunden Abwesenheit: 14 € (seit 1.1.2020). Dieser Satz gilt auch, wenn du beispielsweise abends um 17 Uhr vom Wohnort abfährst und um 2 Uhr nachts am nächsten Tag nach Hause kommst, also nicht übernachtet hast.
  • Mehrtägige Dienstreisen:  28 € (seit 1.1.2020)
  • An- und Abreisetag bei einer mehrtägigen Dienstreise ohne Zeitprüfung: 14 € (seit 1.1.2020)

Bei Dienstreisen ins Ausland gelten die Pauschalsätze, die jährlich vom Bundesministerium der Finanzen (BMF) zu Jahresbeginn in einem Schreiben veröffentlicht werden: Interessant ist hierbei, dass für alle Länder, die nicht auf der Liste aufgeführt sind, die Verpflegungspauschale von Luxemburg gilt.

Am Tag der Anreise kannst du die Pauschale des Landes ansetzen, das du vor 24 Uhr erreicht hast. Bei deiner Abreise vom Ausland ins Inland ist die Pauschale des letzten Tätigkeitsorts maßgebend.

Längere Dienstreisen

Üblicherweise dauern die Dienstreisen nur ein paar Tage. Dann kannst du für jeden Tag einfach die entsprechende Verpflegungspauschale geltend machen. Bei längeren Dienstreisen können Verpflegungspauschalen nur für die ersten drei Monate der Auswärtstätigkeit angesetzt werden. Sofern die Dienstreise für mindestens vier Wochen unterbrochen wird, beginnt eine neue Dreimonatsfrist. Der Grund der Unterbrechung ist unerheblich. Die Dreimonatsfrist greift jedoch nur dann, wenn die Auswärtstätigkeit an mindestens drei Tagen an derselben auswärtigen Tätigkeitsstätte erbracht wird. Das heißt, wenn du nur zwei Tage pro Woche an einem auswärtigen Tätigkeitsort beschäftigt bist, kannst du zeitlich unbegrenzt Verpflegungsmehraufwendungen ansetzen.

Der unbefristete Ansatz der Verpflegungspauschalen gilt auch für eine Konzerttournee, bei der du an ständig wechselnden Orten spielst. Hintergedanke der Regelung ist, dass Verpflegungspauschalen nur gewährt werden, wenn du deine Verpflegungsbeschaffung erst einmal neu organisieren musst.

Kürzung von Verpflegungspauschalen

Sofern du als Arbeitnehmer (Anlage N) Verpflegungspauschalen geltend machst, sind diese um „übliche Essen“ (Preis muss unter 60 € liegen), die der Arbeitgeber bezahlt, zu kürzen. Die Kürzungsbeträge ermitteln sich wie folgt:

Für ein Frühstück: 20 % des Pauschalsatzes für mehrtägige Reisen (5,60 €)

Für ein Mittagessen: 40 % des Pauschalsatzes für mehrtägige Reisen (11,20 €)

Für ein Abendessen: 40 % des Pauschalsatzes für mehrtägige Reisen (11,20 €)

Ein selbständiger Musiker hat keinen Arbeitgeber, der diese Mahlzeiten für ihn bezahlen könnte, wohl aber gelegentlich Auftraggeber. Sofern du bei deinem Auftraggeber, zum Beispiel einem Theater oder Festivalbetrieb, eine volle oder teilweise Verpflegung bekommst, musst du diese Kürzungen ebenfalls wie oben aufgeführt vornehmen. Wenn du selbst einen Kunden zum Abendessen einlädst, ist die Frage der Kürzung natürlich auch interessant. So richtig äußert sich niemand dazu. Allerdings ist es so, dass du bei den Bewirtungskosten nur 70 % in Abzug bringen kannst. Die verbleibenden 30 % decken deine Privatversorgung ab. Mit diesem Argument kann man von einer Kürzung der Pauschale meines Erachtens absehen.

Wichtig ist, dass auf Dienstreisen immer nur die Verpflegungspauschalen als Betriebsausgaben angesetzt werden können.

Tatsächliche Ausgaben sind vollkommen unerheblich. Du musst also keine Belege für Mittagessen oder Abendessen sammeln. Es gelten immer nur die Pauschalen. Trotzdem kann es interessant sein, auch Selbstverpflegungsbelege aufzubewahren, um dem Finanzamt gegenüber darlegen zu können, dass du tatsächlich dort warst, wo du in der Steuererklärung angibst, gewesen zu sein.

Das Frühstück auf der Hotelrechnung

Bei Künstlern tritt häufig der Fall ein, dass sie Übernachtungskosten mit Frühstück bezahlt haben. In diesem Falle kannst du nur die Hotelkosten geltend machen sowie die Verpflegungspauschale, die sich für den Abwesenheitstag ergibt. Die Kosten für das Frühstück sind Privatvergnügen. Das ist sehr bitter, wenn man die Preise, die manche Hotels für ein karges Frühstück verlangen, betrachtet. Was aber tust du, wenn auf der Hotelrechnung nicht das Frühstück, sondern ein Businesspackage ausgewiesen ist? Das Businesspackage umfasst in der Regel Frühstück, WLAN und eventuell weitere Leistungen. In diesem Falle empfehle ich, das Businesspackage mangels Aufteilbarkeit der Kosten voll als Betriebsausgabe anzusetzen und die Verpflegungspauschale um den Frühstücksanteil zu kürzen (5,60 €).

Achtung!

Die Verpflegungskosten bei Auslandstätigkeit sind nur dann interessant, wenn du in einem Land auftrittst, das mit Deutschland im entsprechenden Doppelbesteuerungsabkommen die Anrechnungsmethode vereinbart hat. Bei Anwendung der Freistellungsmethode kannst du keine Reisekosten geltend machen, die mit den freigestellten Einkünften in direktem Zusammenhang stehen.

Verpflegungspauschalen in der Anlage EÜR

Verpflegungspauschalen erfast du in der Zeile 69 der Anlage EÜR.

Gemischt veranlasste Reisen – 50 % gehen immer? Leider nein, aber ein bisschen was geht schon!

Gemischt veranlasste Reisen liegen vor, wenn die Reise sowohl betrieblich als auch privat veranlasst ist. Sofern du beispielsweise für eine fünftägige Konzertreise (oder zu einem Seminar) in die USA (Los Angeles) fliegst und anschließend noch vier Tage am Pazifik Urlaub machst, stellt sich die Frage: Kannst du die Reisekosten in deiner Steuererklärung geltend machen und wenn ja, in welchem Maße?

Die direkten Kosten des betrieblichen Reiseanteils kannst du voll als Betriebsausgabe abziehen. Dazu zählen vor allem die Übernachtungskosten am Konzertort oder am Seminarort, Verpflegungsmehraufwendungen für die Zeit der Konzertreise und die Kosten der direkten Reisen zwischen den Veranstaltungsorten.

Die Flugkosten müssen aufgeteilt werden. Im oben genannten Beispiel könntest du beispielsweise 5/9 der Flugkosten nach Los Angeles und zurück nach Deutschland abziehen. 4/9 der Kosten sind privat veranlasst und dürfen nicht als Betriebsausgabe berücksichtigt werden. Manchmal kann die eindeutige Aufteilung der Anteile in privat und betriebliche nicht möglich sein. Dann kannst du die Aufteilung nach dem Maßstab 50:50 schätzen.

Eine Aufteilung der Anreise- und Abreisekosten bei gemischt veranlassten Reisen kommt nur in Betracht, wenn die betrieblich veranlassten Anteile grundsätzlich feststehen und nicht von untergeordneter Bedeutung sind. Von einer untergeordneten Bedeutung wird ausgegangen, wenn sie weniger als 10 % der gesamten Zeitanteile ausmachen (Großer Senat des BFH vom 21.9.09, GrS 1/06, BStBl II 10 S. 672, BMF vom 6.7.10, IV C 3 -S 2227/07/10003, BStBl I 10 S. 614). Um diese nachzuweisen, solltest du, die berufliche Veranlassung möglichst genau dokumentieren. Nimm Vertragsunterlagen, E-Mail-Verkehr, Pressemitteilungen, Eintrittskarten für dein Konzert, Plakate, Werbemittel für deine Veranstaltung, Seminaranmeldungen etc. zu deinen Steuerunterlagen. Dann dürfte es in der Regel leicht sein, die betriebliche Veranlassung nachzuweisen.

Manchmal wird in der Literatur die Auffassung vertreten, dass du die Flugkosten bei einer anteiligen betrieblichen Veranlassung zu 100% als Betriebsausgabe abziehen kannst. Begründet wird das mit dem „eh-da“ Grundsatz. Die Flugkosten fallen eh an, weil du für das Konzert sowieso an den Konzertort fliegen musst. Das kannst du versuchen und schriftlich dem Finanzamt gegenüber begründen. Ob der volle Abzug der Flugkosten letztlich gelingt, hängt aber in beträchtlichem Maße vom jeweiligen Einzelfall ab.

Steuertipp: gemischte Reisen

Gemischte Reisen sind Steuergestaltung, keine Steuerhinterziehung. Es steht dir also frei, ein Auslandsengagement dort zu suchen, wo du schon immer mal hinreisen wolltest, und so zumindest einen Teil der Reisekosten in dein Traumland steuerlich berücksichtigen zu können.

Wenn du schon immer mal nach Japan reisen wolltest und dort auch noch eine ganz tolle Fortbildungsveranstaltung oder einen Meisterkurs findest oder wenn dir ein Konzert beziehungsweise eine Konzertreise angeboten wird, dann kann dir niemand verwehren, dorthin zu gehen und noch ein paar Tage Urlaub zu machen. Die Kosten sind dann nach den vorstehenden Grundsätzen zu behandeln. Das Doppelbesteuerungsabkommen zwischen Deutschland und Japan sieht die Anrechnungsmethode zur Vermeidung einer Doppelbesteuerung vor, deshalb würden sich diese Aufwendungen auswirken (vergleiche dazu den Blogartikel: Ausländische Einkünfte).

Eine Steuerhinterziehung liegt dann vor, wenn du vortäuschst, du hättest im Ausland ein Seminar besucht – in Wahrheit warst du aber nur privat auf Reisen. Wenn dein Vergehen auffliegt, wirst du von den Finanzbehörden mit hohen Geldstrafen, bis hin zu Haftstrafen, bestraft.