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Führe ein gesondertes betriebliches Konto

Trenne dein Unternehmen kontentechnisch vollkommen von deinem privaten Konto. Das ist wirklich ein Erfolgsbooster, weil es die Übersichtlichkeit dramatisch erhöht.

Das Unternehmenskonto

Auf deinem Unternehmenskonto gehen alle deine unternehmerischen Einnahmen ein und alle deine unternehmerischen Ausgaben ab. Somit hast du eigentlich schon über dein laufendes Konto einen guten Überblick, ob die Liquidität in Ordnung ist oder ob sie beginnt aus dem Ruder zu laufen. Von diesem Konto zahlst du dir ein monatliches Gehalt auf dein Privatkonto. Alle Privatausgaben werden nur vom Privatkonto geleistet. Dein Steuerberater wird dich lieben, wenn er sich bei deiner Buchhaltung nicht durch deine ganzen privaten Ausgaben kämpfen muss. Da Zeit immer Geld ist, wird ein Steuerberater auch weniger Honorar verlangen.

Was sind Geschäftsausgaben und was sind Privatausgaben?

Ich denke im Wesentlichen ist das klar, aber bei ein paar Ausgaben kommt man doch ins Grübeln, so zum Beispiel im Bereich Steuern. Ich betrachte die Einkommensteuer immer als eine Ausgabe, die ich von meinem Unternehmenskonto bezahle. Sie hängt schließlich wesentlich von den Einnahmen des Unternehmens ab. Die Umsatzsteuer ist sowieso eine betriebliche Ausgabe. Schließlich kann man noch über die Krankenversicherung und die gegebenenfalls zu zahlende Rentenversicherung nachdenken. Entweder ihr bezahlt diese direkt über das Unternehmenskonto, dann habt ihr sie auch für die Steuererklärung klarer im Blick. Alternativ könnt ihr auch euer „Gehalt“ so ausgestalten, dass es die Sozialversicherungsbeiträge umfasst. Dann werden diese Beiträge vom Privatkonto bezahlt. Ich bezahle meine Sozialversicherungsbeiträge vom Geschäftskonto.

Suche ein kostenfreies Konto

Das wird in diesen Zeiten natürlich immer schwieriger, dennoch gibt es sie noch, die kostenfreien Bankkonten für Unternehmer. Da ich Steuerberater bin, kann ich hier leider keine Werbung für einzelne Bankinstitute machen. Schaut aber mal unter den einschlägig bekannten Internetbanken, da werdet ihr sicher fündig.  

Richte dir für dein Geschäftskonto auch ein Unterkonto ein, um dort Rücklagen für Steuerzahlungen bilden zu können. Auch Unterkonten für mögliche größere Anschaffungen oder die Sicherheitsreserve sind strategisch wichtig und können direkt vom Geschäftskonto aus befüllt werden.

Budgetiere liquiditätsbasiert

Bei der Erstellung eines Budgets geht es darum zu sehen, wird das Geld am Ende des Monates reichen, um alle Ausgaben zu decken. Deshalb musst du dir diese Überlegungen auch auf Basis des Geldzu- und Geldabflusses überlegen.  

Etwas anderes ist die Berechnung des Gewinns für dein Unternehmen, beispielsweise für steuerliche Zwecke. Im Gewinn sind immer auch Aufwendungen enthalten, die nicht zu einem Geldabfluss führen. Dies ist vor allem bei Abschreibungen von Anlagevermögen wie Instrumenten, Autos oder anderen Gegenständen der Geschäftsausstattung der Fall. Dafür gibt es im Rahmen der Gewinnermittlung Ausgaben, die den Gewinn nicht sofort mindern. Das ist wiederum bei der Anschaffung von Gegenständen der Geschäftsausstattung der Fall, die nicht sofort den Gewinn mindern, sondern abgeschrieben werden.

Es gibt also große Unterschiede zwischen dem Gewinn eines Unternehmens und einem liquiditätsbasierten Budget. Wir kümmern uns hier um dein Budget auf Basis der Liquidität, denn das hilft dir deine Finanzen in den Griff zu bekommen.

Aufstellung aller Einnahmen und Ausgaben

Erstelle eine Liste aller Ausgaben, die du bezahlen musst und aller Einnahmen, die vermutlich in diesem Monat eingehen werden. Es geht hier also ganz genau um den Geldeingang sowie den Geldabgang. Die Ausgaben wirst du wahrscheinlich relativ sicher benennen können. Mit den Einnahmen ist das so ein Problem, je nachdem wie dein Geschäftsbereich aussieht. Als Musiker hast du oft längerfristige Verträge und Engagements. Dann weißt du schon frühzeitig, wann welche Einnahmen eingehen werden. Andere Soloselbständige werden wahrscheinlich nicht auf ein Jahr im Voraus sagen können, welche Einnahmen wann eingehen werden.

Erfasse hier zunächst die Einnahmen für das Budget, die du schon sicher erwarten kannst. In einem zweiten Schritt ermittelst du dann die benötigten Einnahmen für den Monat, um deine Ausgaben zu decken. Einbeziehen kannst du hier natürlich auch den Liquiditätsüberhang des Vormonates. In einer Seitenrechnung stellst du dann zusammen, wie du diese Einnahmen für den Monat generieren möchtest. Hier kommt dann das strategische Denken ins Spiel.  

Monatliches Budget

Verteile die Ausgaben und Einnahmen auf die einzelnen Monate, in denen sie bezahlt werden müssen oder in denen du den Eingang erwartest. So hast du einen besseren Überblick, ob das Geld an jedem Monatsende reicht, oder ob es zu Liquiditätsengpässen kommen wird. Du kannst eine solche Aufstellung natürlich auch täglich machen oder wöchentlich. Ich denke aber, dass es für Soloselbständige in der Regel reichen wird, ein monatliches Budget zu erstellen. Es geht ja auch darum, effektiv zu handeln und nicht unnötige Arbeit zu machen.

Erfasse die Bruttoeinnahmen und –ausgaben einschließlich Umsatzsteuer

In einem Budget erfasst du die Bruttoausgaben sowie die Bruttoeinnahmen. Denn der Bruttowert ist der Zahlungseingang beziehungsweise Zahlungsausgang. Und das ist, was dich interessiert, wenn es darum geht, deine Finanzen in den Griff zu bekommen. Die Umsatzsteuerzahllast stellt ebenfalls eine Ausgabe dar, die du in deinem monatlichen Budget erfassen musst. Die Umsatzsteuerzahllast kannst du leider nur durch einige Rechnerei ermitteln. Du musst aus den Einnahmen die Umsatzsteuer in einer Nebenrechnung herausrechnen und aus den Ausgaben die Vorsteuer. Letztlich geht es im Budget aber nicht um Pfennigbeträge. Deshalb kannst du gerade bei der Umsatzsteuer auch etwas runden/schätzen. Bitte beachte, dass die Umsatzsteuer eines Monats immer im nächsten Monat fällig wird. Eine Umsatzsteuererstattung stellt natürlich im Gegenzug eine Einnahme dar.   

Budgetieren für Soloselbständige

Ach die paar Zahlen habe ich doch im Kopf!

Gehörst auch du zu den vielen Soloselbständigen, die nur wenige Ausgaben haben und sich deshalb nicht um eine Budgetierung für ihr Unternehmen kümmern? Denkst du, dass du als Unternehmer mit wenigen Ausgaben die paar Zahlen locker im Kopf behalten kannst?

Gerade Soloselbständige sind der Ansicht, dass sie genau wissen, wieviel Geld sie verdienen müssen, um alle Ausgaben zu decken. Leider klappt es dennoch häufig nicht, genügend Einnahmen zu erzielen. Gerade Soloselbständige leben oft sozusagen von der Hand in den Mund. Es entstehen immer wieder finanzielle Engpässe. Um aus dieser Misere herauszukommen hilft es, auch für ein Unternehmen als Soloselbständiger ein Budget zu erstellen. Und zwar auf dem Papier. Oder besser gesagt digital.

Was heißt ein Budget für dein Unternehmen zu erstellen?

Ein Budget ist eine Zusammenstellung deiner monatlichen unternehmerischen Einnahmen und Ausgaben. Ich würde grundsätzlich zu einer monatlichen Aufstellung raten. Dieser Zeitraum ist nicht zu lange, aber auch nicht so kurz, dass man permanent mit dem Budget beschäftigt wäre.

Des Weiteren würde ich eine Aufstellung der Einnahmen sowie der Ausgaben nach ihrem Zahlungsterminen empfehlen. Eigentlich sprechen wir damit von einem monatlichen Liquiditätsplan. Welche Einnahmen müssen wann fließen, um welche fälligen Zahlungen zu tilgen? Wenn du darüber einen Überblick hast, dann fängst du an, nicht mehr von der Hand in den Mund zu leben, sondern deine finanziellen Mittel strategisch zu verwenden. Du gibst einen finanziellen Überschuss aus einem Monat nicht mehr leichtfertig für private Zwecke aus, weil du weißt, dass du im nächsten Monat vielleicht einen Liquiditätsengpass hast.  

Am besten erstellst du am Ende eines Jahres ein Budget. Solltest du das noch nicht gemacht haben, fang einfach jetzt an.

Liquiditätsplanung als absoluter Motivationsfaktor

Eine schriftlich fixierte Liquiditätsplanung kann dir helfen, dich selbst zu überlisten. In der Liquiditätsplanung legst du nämlich fest, welchen Umsatz du in welchem Monat brauchst und machen möchtest. Und weil du dein Unternehmen liebst und voranbringen willst, möchtest du diesen Umsatz natürlich auch erreichen. Wenn du dann Monat für Monat schwarz auf weiß hinter deinem Umsatzziel zurückbleibst, wirst du dich ärgern. Du wirst Maßnahmen ergreifen, um dein Umsatzziel zu erreichen.

Besonders hilfreich ist in diesem Zusammenhang bei einer grundsätzlich monatlichen Liquiditätsplanung, die Umsatzziele wöchentlich festzulegen. Wenn du dann am Mittwoch noch immer keinen Umsatz erzielt hast, kannst du noch in dieser Woche Maßnahmen ergreifen, um den Umsatz doch noch zu generieren. Wenn du nur monatlich deine Einnahmen planst, dann merkst du vielleicht erst nach zwei bis drei Wochen, dass du hintendran bist. Dann wird es schon ganz schön schwer das Ruder rumzureißen und den Wunschumsatz noch zu erreichen.

Wenn du in sehr großen Projekten arbeitest, die nur alle paar Wochen oder gar Monate abgerechnet werden, dann kannst du den Auftrag vielleicht in zu leistende Stunden aufteilen. In diesem Fall kannst du für jede Woche Stunden festlegen, die du arbeiten musst, um am Ende den gewünschten Umsatz zu erreichen.   

 Ein „Kopfbudget“ ist nur sehr schwer einzuhalten. Es kommt die nächste Unwägbarkeit und schon denkst du: ach ich arbeite nächste Woche, das klappt schon. Ich kann das noch später machen. Und schon ist dir wieder Zeit, in der du Umsatz erzielen könntest und müsstest durch die Lappen gegangen. Damit ist es viel schwieriger deine Einnahmenziele zu erreichen. Und es ist auch viel schwieriger Rücklagen für Investitionen im betrieblichen Bereich oder zur Generierung von multiple stream income zu bilden.

Selbständigkeit und private Verpflichtungen

Ich weiß nicht, wie es euch geht. Bei mir ist es so, dass von mir als Selbständiger viel mehr erwartet wird, für alles Mögliche Zeit zu haben, als beispielsweise bei einem Angestellten. Zum Beispiel familiäre Verpflichtungen, für die angestellte Familienmitglieder oder Freunde keine Zeit haben. Ich kann mir ja ganz einfach mal freinehmen, während sich die angestellte Fraktion vor einem Chef rechtfertigen oder Urlaub nehmen muss. Manchmal komme ich mir vor, als wäre mein Beruf mein Hobby, dem ich nachgehen kann, wenn ich sonst gerade nichts zu tun habe. Auch in diesem Zusammenhang hat es mir sehr geholfen, ein Budget zu haben, um meine beruflichen Interessen einfacher durchzusetzen. Wenn du ein zeitlich sehr eng geschlüsseltes Budget aufgestellt hast, zwingt es dich im Prinzip viel konsequenter an deiner Arbeit dran zu bleiben. Es macht dir deutlich, dass Zeit die dir zum Arbeiten zur Verfügung steht immer Geld ist. Wenn du diese Zeit kontinuierlich nutzt, ist die Chance, dass du beruflich erfolgreich wirst viel größer.

Was heißt beruflich erfolgreich sein?

Beruflich erfolgreich sein heißt, von deinem Unternehmen langfristig und ausreichend einen für dich angenehmen Lebensstil zu finanzieren, ohne dir dauernd über Geld Sorgen machen zu müssen. Beruflicher Erfolg heißt auch, aus seinen Reserven eine gewisse Zeit Engpässe überwinden zu können. Das ist jedenfalls meine Definition von beruflichem Erfolg von seiner monetären Seite.

Und ganz ehrlich: ich glaube es kommen in den nächsten Jahren noch ganz schön schwierige Zeiten auf uns zu. Deshalb halte ich es für ganz wichtig, beruflich gerüstet zu sein. Gib deinem Unternehmen einen Rahmen und damit eine dauerhafte Chance.

Mit einer Strategie zum Erfolg

Ich kann dir versichern, dass du viel eher erfolgreich sein wirst, wenn du ein paar Grundregeln einhältst. Wichtig ist, nicht von der Hand in den Mund zu leben, sondern eine Strategie zu entwickeln. Im Hinblick auf das Budgetieren besteht die Strategie darin schriftlich! festzuhalten: Wie viele Ausgaben habe ich und wie generiere ich die dazugehörigen Einnahmen. Mit folgenden Schritten kommst du relativ einfach zum Ziel:  

  1. Budgetiere auf Basis des Geldzuflusses bzw. des Geldabflusses, also auf Basis der Liquidität
  2. Führe auf jeden Fall ein gesondertes betriebliches Konto
  3. Ermittle zunächst die klassischen betrieblichen Ausgaben
  4. Welches Gehalt möchtest du dir monatlich bezahlen?
  5. Füge die Ausgaben für KV, Altersvorsorge, Steuern hinzu
  6. Die Einnahmen: Wie viele bräuchte ich und wie viele kann ich realistisch erwarten
  7. Bilde Rücklagenbildung für betriebliche Investitionen
  8. Darlehensaufnahme und der Leverageeffekt bei Soloselbständigen
  9. Budgetieren ist ein Prozess! Es wird immer wieder Rückschläge geben.
  10. Nutze die BWA, die dir dein Steuerberater zur Verfügung stellt.

Du willst loslegen?

Du bist interessiert und willst loslegen? Dann stell schon mal deine laufenden und jährlichen Ausgaben nach dem Tag ihrer Fälligkeit zusammen. Budgetieren ist ein Prozess. Du musst einfach anfangen und dann deine Planung immer wieder verbessern. In meiner Miniserie zum Thema Budgetieren werde ich hier auf dem Blog Woche für Woche Beiträge zu den Schritten 1 bis 10 einstellen. Schau jede Woche rein.