Auf Dienstreise: Fahrzeug im Betriebsvermögen – Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode

Die Fahrtenbuchmethode ist eine der beiden Methoden, die zur Anwendung kommen kann, wenn das Auto Betriebsvermögen ist. In diesem Fall, muss der private Nutzungsvorteil ermittelt und versteuert werden. In einem ersten Schritt werden zunächst alle Kosten des Kfz in den Aufwand gebucht (vergleiche dazu den Blogartikel: Dienstreise mit dem eigenen Fahrzeug: Das Fahrzeug ist Betriebsvermögen). Im Anschluss daran wird der Privatanteil mit der Fahrtenbuchmethode berechnet und als Einnahme erfasst.

Das Fahrtenbuch

Sofern du die abzugsfähigen Kfz-Kosten anhand eines Fahrtenbuchs ermitteln möchtest, kaufst du am besten ein im Handel erhältliches offizielles Fahrtenbuch und legst dieses direkt ins Auto.

In diesen Vorlagen sind die für eine korrekte Besteuerung zu unterscheidenden Kategorien

  • dienstliche/berufliche Fahrten,
  • Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb,
  • Familienheimfahrten und
  • private Fahrten

schon vorgegeben.

Ein Fahrtenbuch muss, um von der Finanzbehörde als ordnungsgemäß anerkannt zu werden

  • in geschlossener Form, also als Buch, nicht als lose Blattsammlung und
  • zeitnah/laufend, das heißt täglich

geführt werden.

Es müssen folgende Angaben zu jeder betrieblichen/beruflichen Fahrt gemacht werden:

  • Datum
  • Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen betrieblich/beruflich veranlassten Fahrt
  • Reiseziel
  • Reisezweck
  • aufgesuchte Geschäftspartner

Gefahrene Umwege sind getrennt zu verzeichnen.

Für Privatfahrten genügen die Kilometerangaben.

Fahrten zwischen Wohnung und Betrieb müssen ebenfalls gesondert ausgewiesen werden, wie auch die Familienheimfahrten im Rahmen einer doppelten Haushaltsführung. Hier genügt ein kurzer Hinweis. In einem gesonderten Blogartikel habe ich ein Beispiel angeführt, das den Anforderungen eines Fahrtenbuchs genügt, wenn es zeitnah geführt wird und keine Lücken und Unstimmigkeiten mit anderen Buchhaltungsunterlagen aufweist.

Trotz der übersichtlichen Vorlage gibt es kaum ein Fahrtenbuch, das auf Anhieb vom Finanzamt anerkannt wird. Diskussionen zu diesem Thema sind im Rahmen einer Betriebsprüfung die Regel. Falls das Finanzamt das Fahrtenbuch nicht anerkennt, kommt bei einer über 50%igen betrieblichen Nutzung des Kfz die 1% Methode zur Anwendung. Das kann unter Umständen ganz schön teuer werden. Erstaunlicherweise prüft hier die Finanzverwaltung die über 50%ige Nutzung nur selten, sondern verlangt einfach die Anwendung der 1 % Methode, ohne dies letztlich zu prüfen.

Was wird vom Finanzamt häufig moniert?

  • Das Fahrtenbuch wird nicht als Buch, sondern als lose Blattsammlung geführt.
  • Das Fahrtenbuch wird nicht fortlaufend geführt, ist nicht vollständig, wurde häufig korrigiert oder zu schön geschrieben (nicht authentisch).
  • Reiseziel, Reisezweck und Geschäftspartner sind nicht ausreichend benannt.
  • Die Kilometerangaben stimmen nicht mit den sonstigen Unterlagen der Buchhaltung überein, zum Beispiel mit Werkstattrechnungen. Es ist ein beliebtes Spiel der Betriebsprüfung, die Werkstattrechnungen mit dem Fahrtenbuch zu vergleichen. Also solltest du das auch tun.
  • Ortsangaben im Fahrtenbuch stimmen nicht mit den Ortsangaben auf Tankbelegen überein oder mit Hinweisen auf den Ausgangsrechnungen, mit Bankauszügen, Bewirtungskosten, Hotelrechnungen, Terminkalendern, Reisekostenabrechnungen gegenüber dem Auftraggeber etc.
  • Das Fahrtenbuch ist als Exceltabelle geführt.
  • Das Fahrtenbuch wurde elektronisch geführt und das Verfahren stimmt nicht mit den Anforderungen der Finanzverwaltung überein (Unveränderbarkeit oder Veränderungen müssen im Ausdruck elektronisch dokumentiert werden).
  • Die angegebenen Kilometer stimmen nicht mit den Angaben eines gängigen Routenplaners überein.
  • Werden in einem Fahrtenbuch über einen Zeitraum von mehr als einem Jahr überhaupt keine Privatfahrten ausgewiesen, ist das nicht glaubhaft und führt zur Verwerfung des Fahrtenbuchs (Finanzgericht (FG) München, 19. Februar 2009, AZ 7 V 3717/08).

Obwohl die Anforderungen eigentlich klar definiert sind, kommt es immer wieder zu Abweichungen oder Verletzungen dieser Anforderungen. Dies hängt einfach damit zusammen, dass es einer gehörigen Portion Disziplin bedarf, um ein Fahrtenbuch täglich und genau zu führen. Der Tagesablauf lässt es manchmal einfach nicht zu. Manchmal vergisst man einen Eintrag. Stress, Zeitmangel oder man hat Wichtigeres zu tun und schon ist ein Eintrag vergessen.

Man sollte jedoch auch nicht übersehen, dass über die Ermittlung des privaten Nutzungsanteils in erheblichem Umfang Steuern gespart werden können. Das möchte das Finanzamt verständlicherweise vermeiden. Dennoch darf es nicht zu penibel sein. Nachfolgend gibt es einige Urteile zu diesem Thema.

Abwehrstrategie, wenn das Finanzamt das Fahrtenbuch verwirft:

  • Das Fahrtenbuch darf bei geringfügigen Abweichungen zwischen den angegebenen Kilometern einer Fahrt gemäß Fahrtenbuch und den gemäß Routenplaner ermittelten Kilometerangaben nicht verworfen werden, wenn die Abweichungen im Jahr nicht mehr als 1,5 % der Jahresgesamtleistung ausmachen (FG Düsseldorf 12 K 4479/07 E ).
  • Geringe Abweichungen zwischen den Kilometerangaben im Fahrtenbuch und denen auf den Werkstattrechnungen führen nicht zu einer Verwerfung des Fahrtenbuchs, wenn die Plausibilität insgesamt nicht infrage steht (Urteil des Bundesfinanzhofs (BFH) vom 10. April 2008, Az. VI R 38/06).
  • An die Fehlerfreiheit des Fahrtenbuchs sind keine pedantischen Anforderungen zu stellen. Wird aber durch die gemachten Fehler deutlich, dass das Fahrtenbuch nicht laufend und zeitnah geführt wurde, dann kann es verworfen werden (FG München, 14. Mai 2009, AZ 15 K 2945/07).

Das elektronische Fahrtenbuch

Moderner als die papiergebundene Variante des Fahrtenbuchs ist natürlich ein elektronisches Fahrtenbuch. Es sei vorweg angemerkt, dass eine Exceltabelle kein elektronisches Fahrtenbuch darstellt.

Elektronische Fahrtenbücher oder Apps für das Smartphone müssen dieselben Voraussetzungen erfüllen wie ein handgeschriebenes Fahrtenbuch. Die Finanzverwaltung fordert darüber hinaus, dass

  • nachträgliche Veränderungen der aufgezeichneten Angaben technisch ausgeschlossen sein müssen oder
  • zumindest automatisch dokumentiert werden müssen.

Die Berechnung des Privatanteils

Aus dem Fahrtenbuch kannst du nun die gesamten gefahrenen Kilometer entnehmen. Du teilst die gesamten Kosten des Autos durch die gesamten gefahrenen Kilometer. Daraus erhältst du die Kosten je gefahrenem Kilometer. Nun rechnest du die privat gefahrenen Kilometer und die Fahrten Wohnung/Arbeitsstätte zusammen und multiplizierst sie mit dem Kilometersatz pro gefahrenem Kilometer. Das ist der Privatanteil, den du als Einnahme erfassen musst.

Nun darfst du aber die Entfernungspauschale wie im Artikel Erste Tätigkeitsstätte wieder absetzen. Vergiss das bitte nicht, denn sonst hast du zu wenig an Fahrtkosten angesetzt.

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