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3.5 | Der Gründungsfragebogen

Sobald du eine selbständige Tätigkeit aufnimmst, solltest du dich beim Finanzamt anmelden und regelmäßig eine Einkommen- und eine Umsatzsteuererklärung abgeben. Die zeitnahe Bearbeitung aller steuerlichen Pflichten schafft Klarheit und Sicherheit. Du kannst nicht durch die Aufforderung zur Abgabe von Steuererklärungen für zurückliegende Jahre überrascht werden. Das ist sehr beruhigend und hält den Kopf frei für die künstlerische Tätigkeit.

Es kann sein, dass du dir auf diese Weise etwas unnötige Arbeit machst, weil du als Selbständiger Steuererklärungen abgibst, obwohl du gar nicht zur Abgabe verpflichtet wärst. Beispielsweise könnten deine Einkünfte zu Beginn deiner Tätigkeit noch unter dem Grundfreibetrag liegen. Dann ist die Abgabe einer Steuererklärung nicht notwendig. In der Regel ist es aber schwierig, den Moment zu erwischen, wo deine Einkünfte den Grundfreibetrag übersteigen. Wenn du diesen Moment versäumst, steckst du schon in der Zwickmühle. Du hast keine Lust mehr, deine steuerlichen Angelegenheiten anzugehen, weil du bereits erhebliche Steuernachzahlungen befürchtest.

Deshalb: Nimm die korrekte Abwicklung deiner steuerlichen Angelegenheiten von Anfang an in Angriff! Wie geht das?

Das Formular

Die Anmeldung einer selbständigen Tätigkeit kann nur noch über das Elsterformular der Finanzverwaltung erfolgen. Um dich entsprechend anmelden zu können, musst du zunächst eine Elsterzertifikatsdatei beantragen. Wie das geht, zeige ich dir in meinem Beitrag zum Thema elster-online.

Logge dich dann mit der Zertifikatsdatei ein. Auf der nun erscheinenden Bildoberfläche gehst du auf die Kachel „alle Formulare“ und öffnest dort den Fragebogen zur steuerlichen Erfassung. Du möchtest ein Einzelunternehmen eröffnen. Wähle deshalb das entsprechende Formular aus. Nach einem weiteren Klick kommst du auf die Startseite des Formulars und los geht es.

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Folge dem vorgegebenen Pfad, am Anfang musst du nur ein paar persönliche Daten erfassen.

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Sofern du schon eine Steuernummer hast, gib sie an. Andernfalls klicke auf eine neue Steuernummer beantragen.

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Wenn du die Seite weiter nach unten scrollst, werden dir 21 Rubriken angezeigt, die nach und nach abzuarbeiten sind. Das meiste ist jedoch entweder einfach zu lösen oder für dich als Musiker in 99% der Fälle unerheblich. Die Angaben zur Person, zum Ehegatten, zur Bankverbindung und zur steuerlichen Beratung sollten dir keine Probleme bereiten. Am Ende jeder Seite klickst du auf weiter. Es gibt links oben unter der grünen Linie einen blauer Navigierbotton. Wenn du diesen anklickst, klappt die Liste der abzuarbeitenden Seiten auf und du kannst dort direkt weiterspringen. Wenn du nicht verheiratet bist, kannst du diesen Punkt beispielsweise einfach überspringen.

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Unter der Rubrik 5 wirst du nach einem Empfangsbevollmächtigten gefragt. Überlege dir genau, ob du jemanden angeben möchtest, denn die ganze Post des Finanzamtes geht dann an diesen Empfangsbevollmächtigten. Das willst du vielleicht nicht immer. Gerade, wenn du überwiegend auf Konzertreisen bist, kann es aber sinnvoll sein, um steuerliche Fristen nicht zu verpassen.

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Die Fragen zu deinen bisherigen persönlichen Verhältnissen solltest du durchschauen, ob hier etwas anzugeben ist. Wenn du beispielsweise vorher schon einmal eine Steuernummer hattest, die sich nun verändert hat, weil du umgezogen bist. Solche Dinge sind hier anzugeben.

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Unter 7. werden allgemeine Fragen zu deinem Unternehmen abgefragt, wie Name, Zweck und Datum der Gründung. Auch die Adresse wird abgefragt. Falls du keine externen Räumlichkeiten hast, gibst du deine Wohnsitzadresse an. Der unter Rubrik 8 abgefragte abweichende Ort der Geschäftsleitung ist für dich als Musiker nur in den seltenen Fällen interessant. Nur wenn du beispielsweise einen Probenraum als Sitz deines Unternehmens unter 7. angegeben hast und du aber alle unternehmerischen Arbeiten am Wohnsitz ausführst, käme das in Betracht. In derartigen Fällen würde ich aber von vorneherein unter 7. die Wohnsitzadresse angeben. Eine Angabe unter 8. entfällt dann.

Punkt 9 kannst du in der Regel überspringen. Das ist nur von Bedeutung, wenn du an mehreren Orten über eigene Räumlichkeiten verfügst, in denen du dein Unternehmen ausübst. Sollte das der Fall sein, schau hier rein. Ansonsten überspringst du diese Rubrik.

In 10. wird nach einem Handelsregistereintrag gefragt. Da du als Freiberufler nicht verpflichtet bist dich ins Handelsregister einzutragen, kannst du das überspringen.

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Unter 11. wird nach der Gründungsform gefragt. Drücke hier in Zeile 87 auf das Dropdown Menü und wähle eine der Formen aus. In den allermeisten Fällen, handelt es sich um eine Neugründung. Du startest einfach mit deinem Unternehmen. Wenn du aber beispielsweise eine Musikschule mit allen Schülerverträgen gekauft odergeerbt hast, dann must du hier den Haken entsprechend auf Übernahme setzen. Oder wenn du schon immer selbständiger Musiker warst und du nur umgezogen bist, dann gibt es auch eine entsprechende Rubrik. Ich bin allerdings der Ansicht, wenn du nur umgezogen bist, dann musst du dich nicht neu anmelden. Die Finanzämter geben deine Akte dann weiter und damit weiß das neue Finanzamt ohnehin Bescheid.

Bei einer Neugründung entfallen alle weiteren Angaben und du kannst auf die nächste Seite klicken.

Nun werden zu einer Vortätigkeit Fragen gestellt. Wenn du in den letzten fünf Jahren schon einmal ein Unternehmen geführt hattest, dann musst du entsprechende Angaben machen. Andernfalls kannst du auch diese Rubrik 12 überspringen.

Unter der Rubrik 13 wird es ernst. Hier musst du in jedem Fall Angaben machen.Gründungsfragebogen 8

Bleib hier möglichst realistisch. Wenn du eine freiberufliche Tätigkeit beim Finanzamt anmelden möchtest, hast du sicher schon den einen oder anderen Honorarvertrag vorliegen. Ermittle daraus die Einnahmen und gib sie an.

Es macht wenig Sinn, hier viel zu niedrige Werte einzutragen. Das führt am Jahresende nur dazu, dass du von hohen Einkommensteuernachzahlungen überrascht wirst. Trägst du die Werte zu hoch ein, musst du Einkommensteuervorauszahlungen leisten, ohne dass du entsprechende Einnahmen hast und dementsprechend auch kein Geld. Erstell dir eine Exceltabelle in der du die erwarteten Einnahmen auflistest und diesen die erwarteten Ausgaben gegenüberstellst. Die Differenz ist der erwartete Einnahmenüberschuss, den du als Einkommen in das Formular einträgst.

Wenn du noch weitere Einkünfte aus anderen Einkunftsquellen hast, musst du diese ebenfalls eintragen, damit der Steuersatz berechnet werden kann und damit die Höhe der Vorauszahlung.

Es sind immer Angaben zum Gründungsjahr und zum Folgejahr zu machen.

Solltest du während des Jahres feststellen, dass du die Werte zu hoch oder zu niedrig angegeben hast, kannst du die festgesetzten Vorauszahlungen jederzeit anpassen lassen. Ein einfaches Anschreiben an das für dich zuständige Finanzamt genügt und die Vorauszahlungen werden verringert oder erhöht.

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Als Musiker ermittelst du deinen Gewinn grundsätzlich mit Hilfe einer Einnahmenüberschussrechnung. Wähle die entsprechende Angabe im Dropdown Menü aus.

Die Fragen zum Steuerabzug (15) bei Bauleistungen ist für die Tätigkeit als Musiker grundsätzlich unerheblich und kann übersprungen werden.

Auch die Frage zum Lohnsteuerabzug (16) ist für den klassischen soloselbständigen Musiker nicht relevant und kann übersprungen werden. Betreibst du allerdings beispielsweise eine Musikschule mit angestellten Musiklehrern, dann sind entsprechende Angaben zu machen.

Unter Abschnitt 17 sind die Fragen zur Umsatzsteuer zusammengefasst. Diese sind von dir wiederum in jedem Fall zu beantworten.

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In Zeile 121 musst du angeben, ob du dein Unternehmen als Ganzes erworben hast. Sollte das so sein, dass du beispielsweise eine Musikschule gekauft hast, dann musst du ja angeben. In der Regel wird aber eher nein anzukreuzen sein, weil du einfach frisch startest mit deinem Unternehmen.

Nach dem Umsatz des Gründungsjahres wird in Zeile 122 gefragt und nach dem des Folgejahres in Zeile 123. Diese Beträge hast du schon für die Rubrik 13 ermittelt, für Zwecke der Einkommensteuervorauszahlung. Die dort ermittelten Einnahmen setzt du hier an. Achtung! Hier sind nur die Einnahmen anzusetzen. In Rubrik 13 ist der Einnahmenüberschuss anzugeben. Das sind die Einnahmen minus die Ausgaben.

Um die folgenden Zeilen korrekt ausfüllen zu können, solltest du zunächst die Kapitel zum Thema Umsatzsteuer durchlesen.

Sollten deine Einnahmen (das ist ja dein Umsatz) insgesamt unter 22.000 € liegen, dann kannst du in Zeile 123 ein Kreuz setzen. Ich würde den meisten von Euch empfehlen, zu diesem Zeitpunkt noch nicht auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Das kannst du noch bis zum Ende des Besteuerungsverfahrens für das Jahr machen und dann weißt du genau, wofür oder wogegen du dich entscheidest. Wenn du viel Vorsteuererstattung erwartest, weil du beispielsweise ein großes Instrument oder viel Equipment kaufst, kann es interessant sein, auf die Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Aber auch nur, wenn du keine steuerfreien Einnahmen aus deiner musikalischen Tätigkeit erzielst.

In den Zeilen 125 bis 126 kannst du eine Null eintragen, wenn du entweder Kleinunternehmer bist oder umsatzsteuerbefreit. In allen anderen Fällen musst du hier eine Zahl schätzen.

Wenn du dich schon für die Umsatzsteuerfreiheit entschieden hast, dann trage in Zeile 136 ein, dass du ganz oder teilweise umsatzsteuerfreie Umsätze nach § 4 Nr. 20 oder § 4 Nr. 21 UStG ausführen führst.

Solltest du dich für deine Konzerttätigkeit für die Umsatzsteuer entschieden haben, dann kann Zeile 137 wichtig werden. In diesem Fall kannst du den ermäßigten Umsatzsteuersatz anwenden. Entsprechende Angaben sind zu machen.

Die Durchschnittsbesteuerung ist für Musiker grundsätzlich irrelevant.

Für die Soll-/Istversteuerung habe ich ebenfalls einen Blog-Artikel verfasst. Kreuze hier in Zeile 139 die Istversteuerung an und setze das Kreuzchen in Zeile 143.

Im Gründungsfragebogen kannst du gleich auch eine Umsatzsteuer-ID beantragen. Heutzutage ist das mehrheitlich sinnvoll, schon wegen der ganzen Internetleistungen, die international bezogen werden. Bitte bedenke, dass du die Umsatzsteuer-ID-Nummer in deinen Rechnungen angeben musst, wenn du eine hast.

Puh, die Zeilen 147 bis 149 sind Gott sei Dank für Musiker nicht von Bedeutung. Und du kannst auf die nächste Seite springen.

Und die kannst du eigentlich auch direkt überspringen. Ich habe bei einem Musiker in 25 Jahren noch keine umsatzsteuerliche Organschaft gesehen. Bei Festivalveranstaltern und ähnlichen Unternehmern kann das anders aussehen.

In Rubrik 19 werden Fragen zum Betreiben eines Mini One Stop Shop gestellt. Darunter fällst du zu 99,9% auch dann nicht, wenn du online-Kurse oder streaming-Konzerte anbietest. Also überspringen.

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Sofern du einen Internetshop mit Noten oder ähnlichem betreibst, sind in Rubrik 20 Angaben zu machen. Gefragt wird nach der URL und der elektronischen Schnittstelle.

Geschafft!

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Unter 21 werden nun nur noch Fragen nach einzureichenden Unterlagen gestellt. Hier kannst du in Zeile 176 zwischenzeitlich zustimmen, dass dir das Finanzamt unverschlüsselte emails senden darf. Das kann hilfreich sein, wenn du viel unterwegs bist. Du kannst dazu einwilligen, musst es aber nicht. Ganz nach deinem Geschmack. Die entsprechenden Vollmachten musst du nur einreichen, wenn du entsprechende verteilt hast. Verträge sind nur einzureichen, sofern du welche abgeschlossen hast. Als Einzelunternehmer musst du natürlich keinen Vertrag betreffend deines Unternehmens schließen.

Es wird auch nach der Sepa-Lastschrift gefragt. Ich selbst bin ein großer Freund des Sepa-Lastschriftverfahrens. Es hilft einfach Fristen nicht zu versäumen und entsprechend Säumniszuschläge zu vermeiden. Gerade, wenn du viel zu tun hast, würde ich dir den Abschluss eine Lastschriftverfahrens empfehlen. Ein entsprechendes Formular kannst du im Internet finden.

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Am Ende der Rubrik 21 kannst du auf den Button prüfen drucken. Dann wird das ganze Formular auf Stimmigkeit geprüft. Noch offene Punkte siehst du in der Führungsleiste links im Bild. Über diese Leiste kannst du alle noch zu bearbeitenden Punkte direkt ansteuern.

Wenn du mal ne Pause machen möchtest, kannst du oben rechts auf speichern und Formular verlassen klicken. Es wird gespeichert und dir beim nächsten Einloggen ganz oben auf deiner Startseite angezeigt. Anklicken und weiterarbeiten.

Wenn alles geprüft und in Ordnung ist, dann klickst du auf senden und speicherst dir die gesendeten Dokumente auf deinem Computer.

Nach Einreichung des Gründungsfragebogens bei dem für dich zuständigen Finanzamt, wird dir eine Steuernummer zugeteilt. Diese kannst du dann auf deinen Rechnungen angeben. Sofern du auch die Erteilung einer Umsatzsteuer-ID-Nummer beantragt hast, bekommst du auch diese. Die Umsatzsteuer-ID-Nummer ersetzt dann die Steuernummer auf deinen Rechnungen.

Als weitere Folge wird dich das Finanzamt spätestens im April des übernächsten Jahres auffordern eine Steuererklärung abzugeben. Die Steuererklärung 2021 fordert das Finanzamt z.B. Anfang April 2023 an. Besser wäre es allerdings, die Steuererklärung bereits innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Frist bis zum 31.7.2022 abzugeben. Eine spätere Abgabe führt zu Säumniszuschlägen.

Sobald du beim Finanzamt angemeldet bist, musst du immer darauf achten, dass du dem Finanzamt meldest, wenn du umziehst. Das Finanzamt sollte immer deine aktuelle Adresse haben, damit es dir offizielle Dokumente zustellen kann.

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